En realidad, no se trata de algo tan simple como acumular productos en un almacén con cierto orden y repartirlos a sus destinatarios. La gestión de almacén agrupa una serie procesos planificados cuyo propósito es organizar y optimizar las funciones en esta fase de la logística. De no considerarse tales pasos de forma adecuada, la cadena de suministro podría resultar significativamente comprometida.
¿Estás comenzando tu negocio de ecommerce o de ventas al por mayor y deseas gestionar el inventario en tu propio almacén? Entonces, te invitamos a seguir leyendo para que conozcas los conceptos básicos que debes tener en cuenta para administrar tu almacén de manera exitosa.
¿Qué es la gestión de almacén?
Cuando una empresa cuenta con un stock muy amplio de productos para la venta, una correcta gestión de almacén será determinante para cumplir a tiempo con los pedidos.
En sí la gestión de almacenes consiste en el proceso de organización y control de los elementos dentro del espacio de almacenamiento. De esta manera, es factible asegurar su funcionamiento completo y óptimo. Si tu empresa cumple tal proceso de forma organizada, podrá agilizar la gestión de sus productos y garantizar la disponibilidad y entrega rápida a los clientes. La eficacia y la eficiencia al momento de gestionar este proceso proporcionarán mayor transparencia, productividad, ahorro de costes y rentabilidad al negocio.
Conceptos elementales de la gestión de almacenes
Desglosar el complejo proceso de la gestión de almacén en pasos individuales puede ser complicado por la interrelación entre los mismos. Como dijimos, esta es una cadena de procedimientos que al abordarse adecuadamente permite entender y optimizar las operaciones. Lo que redundará en la reducción de errores y un alto porcentaje de pedidos completados y perfectos. Conozcamos estos principios básicos:
Recepción
En efecto, la recepción es el procedimiento inicial y uno de los más críticos en la gestión de almacén. Asumirlo de forma efectiva implica que los responsables del almacén deben comprobar que reciben la cantidad correcta de determinada mercancía. Por supuesto, también verifican que la misma llega en estado óptimo y en el tiempo oportuno. Logrado lo anterior, la responsabilidad se transfiere al resto de procedimientos de la gestión, hasta el envío de los productos a los clientes.
Clasificación e ingreso al almacén
Esta fase consiste en clasificar y optimizar los movimientos de los productos a futuro para su almacenamiento, desde el muelle de recepción hasta los racks o espacios de almacenamiento más convenientes. En este procedimiento es relevante la identificación precisa de los tipos de mercancía con su respectivo SKU (unidad de mantenimiento de existencias). Obviamente, las condiciones de almacenamiento son igualmente determinantes para garantizar la seguridad de los productos y de los operarios. Por otro lado, es igualmente indispensable administrar las franjas horarias y el espacio, teniendo en consideración el diseño general del almacén. Esto permitirá aprovechar mejor el piso logístico.
Almacenamiento
Un almacenamiento bien diseñado y planificado asegura la ubicación ordenada y precisa de las mercancías recibidas en los espacios y módulos más adecuados. Al emplear los indicadores correctos, la fase de almacenamiento facilita a tu negocio maximizar el espacio y hacerlo más eficiente. Claro está que las dimensiones y características tanto del emplazamiento como de los productos son decisivas. Existen diversos sistemas de almacenaje: racks, estantes, pallets, etc. Seleccionar el que mejor se adapte a los productos que produce y/o vende tu empresa influirá en los beneficios que obtengas. Ciertamente, si logras reducir los costes vinculados al espacio, también ahorrarás costes en talento humano y reducirás las tareas administrativas. En el mismo momento, disminuirás significativamente las cargas de trabajo implícitas en la realización de inventarios.
Picking, una actividad fundamental en la gestión de almacén
Sin duda, el picking es el paso más crítico de todo el proceso. Los operarios encargados del mismo son responsables de ubicar y recoger los productos y el número de unidades precisos en el almacén de acuerdo a la cantidad y composición de los pedidos de los clientes. En efecto, es la actividad de la gestión de almacén que requiere más tiempo y la más susceptible a la ocurrencia de errores. En función de solventar estos inconvenientes, es recomendable emplear dispositivos móviles de escaneo y sistemas de voz. Estos recursos ahorran tiempo y disminuyen en gran medida la tasa de fallos. Además, valdría el esfuerzo implementar una o varias metodologías de picking adaptadas a tu modelo de negocio. Por ejemplo, el zone picking, el wave picking, o el cluster picking, entre otras.
Embalaje o packing
El packing es un proceso que consiste en consolidar los artículos recogidos durante el picking en el orden exacto con la finalidad de prepararlos para el envío. En otras palabras, es la tarea que garantiza la seguridad de la mercancía pedida con antelación a su salida del almacén hacia su destino. Al llegar a este punto, es imprescindible contar con todos los datos sobre el pedido. Al igual que con los tipos y cantidades necesarias de material de embalaje para empaquetar cada encargo. Además, existen envolvedoras automáticas capaces de reducir el tiempo de este procedimiento y optimizar el material de embalaje.
Envío, ¿la fase final?
Por último, pero no por ello menos importante, la fase de envío completa la gestión de almacén. En este proceso, los pedidos son clasificados y cargados en las unidades de transporte que los llevarán a los clientes. Previamente, se verificarán los datos de los clientes y los pedidos. En paralelo, ha de verificarse que los vehículos en los que serán despachados son los idóneos.
Si los operadores cumplieron a la perfección con todas las fases anteriores, el envío sería la fase final de la gestión de almacén. Esto también depende de si el producto cumple con las expectativas del cliente. De lo contrario, probablemente ocurra una etapa agregada en el proceso…
Logística inversa
Las devoluciones son una realidad frecuente para las empresas de ecommerce. De hecho, muchas veces forman parte de sus atractivos para ganar clientes. Por eso, no siempre tienen como causa fallos en la gestión de almacén. En las compras online, el promedio de retornos de productos van desde el 15 hasta el 40%. Lo cierto es que gestionar devoluciones es engorroso. Los productos devueltos deben pasar por fases de identificación y clasificación. Las empresas deben definir un proceso de devolución que determine el destino de las mercancías una vez recibidas en el almacén. Es decir, si mantenerlas en almacén, restituirlas al stock, repararlas, destruirlas, desecharlas, reciclarlas o devolverlas al fabricante.
La opción de externalizar la gestión de almacén
Seguramente notaste lo compleja que puede resultar para tu empresa gestionar por sí misma los stocks en almacenes propios. Sobre todo, si tu proyecto apenas está comenzando. Este es un proceso que consume gran cantidad de tiempo y de recursos que bien puedes dedicar a otros aspectos más esenciales de tu negocio. Compra o alquiler de espacios, recursos humanos capacitados, infraestructura y tecnología son costes que puedes ahorrarte para incrementar tu rentabilidad. Por eso, externalizar el servicio y administración del almacén es una opción realmente necesaria.
En Dársena 21 podemos apoyarte en todas las fases del almacenamiento que acabamos de describir. Nuestro servicio es integral e incluye desde la recogida de mercancía en tu empresa y el proceso en almacén al completo. Para ello, disponemos de un piso logístico de 20.000m², maquinaria y tecnología punta, así como una red de prestigiosas y experimentadas operadoras de transporte. Asimismo, contamos con un talento humano experto y altamente cualificado. Treinta años en el sector logístico nos avalan como tu mejor alternativa para externalizar tu gestión de almacén.
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