La gestión de inventarios es un pilar fundamental en los procesos empresariales, tanto para las empresas dedicadas a la manufactura o producción como para el comercio off y online. Precisamente, este proceso está estrechamente ligado a las operaciones de compras, ventas, logística y transporte. La gestión eficiente de inventarios, más allá de controlar costes, también busca mantener una armonía entre la oferta y la demanda, garantizando así la estabilidad operativa de la empresa en su entorno competitivo.

Categorías de gestión de inventarios

En el amplio contexto de la gestión de inventarios, identificamos distintas categorías que permiten a las organizaciones estructurar y organizar de manera eficaz sus existencias. Estas categorías son esenciales para abordar aspectos específicos del proceso logístico y asegurar un flujo operativo óptimo. A continuación, conocerás las cuatro clases primordiales de dicho procedimiento:

Materias primas

En particular, los fabricantes, en su búsqueda por optimizar sus procesos de producción, almacenan materias primas en centros de distribución. Diferenciar entre artículos destinados a los clientes y aquellos reservados para uso interno es crítico. A los efectos, la implementación de sistemas de gestión de inventarios permite una comunicación eficiente entre los equipos de fabricación y los trabajadores de almacén. El sistema de gestión de almacenes se convierte en un aliado para distinguir entre materiales no utilizados y mercancías almacenadas, asegurando así una gestión precisa y eficaz.

Productos inacabados

A medida que las materias primas avanzan en el proceso de fabricación, es común que regresen al almacén antes de terminar su procesamiento para la venta. La confusión entre productos inacabados y mercancía lista para entrega es una problemática potencial. En este caso, la utilización de dispositivos automatizados de recopilación de datos se vuelve esencial para mantener actualizado el estado de cada pieza del inventario. La gestión de inventarios se convierte en un componente clave para garantizar la trazabilidad y correcta clasificación de los productos en distintas etapas de producción.

Inventario en tránsito

Este tipo de inventario se refiere a productos que la empresa posee, pero que aún no han llegado a sus instalaciones, porque vienen en camino en un vehículo de transporte. La contabilización precisa de este inventario se logra mediante sistemas de recopilación de datos y de informes de trazabilidad en tiempo real. Estas prácticas automatizadas permiten una comunicación eficaz con los proveedores. Ciertamente, la gestión de inventarios desempeña un papel crucial en la coordinación de estos flujos logísticos para evitar pérdidas y optimizar los tiempos de entrega.

Inventario cíclico

El inventario que circula rápidamente a lo largo de la cadena de suministro recibe la denominación de inventario cíclico. Estos productos fluyen desde proveedores o procesos de fabricación y se envían directamente a los clientes. De hecho, la velocidad de estos movimientos cíclicos demanda una gestión de inventario ágil y flexible por parte de los trabajadores de almacén. Gestión de información eficaz, capacidad de adaptación y rapidez en los movimientos son aspectos esenciales para mantener la eficiencia en la gestión del inventario cíclico.

Pasos fundamentales de la gestión de inventarios

La gestión de existencias, como parte integral de la cadena de suministro, abarca diversos aspectos, desde el control de compras hasta la entrega de productos a los clientes. En este sentido, la estructura de la gestión de inventarios en logística consta de tres pasos esenciales:

  • Compra de inventario. Desde luego, la adquisición de materias primas consumibles es un punto de partida clave en la gestión de inventarios. Estas materias primas deben ser compradas a proveedores de confianza y entregadas al almacén para su disponibilidad operativa. Un proceso eficiente de compra de inventario no solo se trata de obtener los productos necesarios, sino también de gestionar costes, plazos de entrega y relaciones con proveedores.
  • Almacenamiento de existencias. Las existencias se mantienen en el almacén hasta que se requieren para la producción. La gestión de inventarios implica no solo la organización física de los productos en el almacén, sino también el seguimiento preciso de su ubicación y estado. Desde el traslado de materias primas al lugar de producción hasta el retorno de productos acabados al almacén antes del envío, cada fase requiere un control detallado para garantizar eficiencia y disponibilidad cuando se necesite. También es aplicable esta denominación en el caso del almacenamiento de productos terminados adquiridos por retailers para su venta a clientes finales. 
  • Beneficios de las existencias. Controlar y verificar la cantidad de productos para la venta es esencial en función de cumplir con los pedidos antes de enviarlos a los clientes. Además de una gestión numérica, este paso implica la evaluación de la calidad y la conformidad de los productos. La gestión de inventarios se convierte en un elemento clave para mantener el equilibrio entre la oferta y la demanda, evitando excesos o roturas de stock y garantizando la satisfacción del cliente.

Claves para una gestión de inventarios más eficiente

La gestión eficiente de inventarios en logística es esencial para establecer los modos y tiempos de entrega, asegurando así una administración, ejecución y planificación efectivas en la cadena de suministros. Cada empresa, con sus particularidades y procesos de manipulación de productos, requiere una estrategia de gestión de inventarios que se adapte a sus necesidades específicas. En este sentido, la aplicación de una estrategia eficaz facilita la optimización de la cadena de suministro, mejorando la rentabilidad y la satisfacción del cliente. Aquí, exploraremos las claves fundamentales para lograr una gestión de inventarios completamente eficiente.

Procedimientos de control de existencia

La base de una gestión de inventarios eficiente radica en el control preciso de las existencias. Conocer la cantidad de materias primas, embalajes y envases en posesión de la empresa es esencial. Las nuevas tecnologías, como el uso de códigos de barras o la identificación por radio frecuencia, permiten un control más preciso y automatizado. Más aún, es crítico considerar el lead time al gestionar el inventario, ya que este factor impacta directamente en los niveles totales de existencias.

Previsión de ventas a corto plazo, clave en la gestión de inventario

Sin duda, la proyección clara de las ventas a corto plazo proporciona una base sólida para la planificación de compras y/o producción. Esto permite anticipar las necesidades de inversión y reducir el desperdicio de material e insumos. Asimismo, la proyección de ventas evita la adquisición y producción de bienes que carecerán de demanda en el mercado, optimizando así los recursos de la empresa.

Gestión óptima de los almacenes

De igual manera, el manejo eficiente y el almacenamiento adecuado de productos influyen directamente en el coste de entrega final. Mantener una correspondencia en los tipos de productos almacenados, así como un seguimiento preciso de la entrada y salida, es esencial para lograr una gestión eficiente y reducir los costes asociados a la mercancía.

Cantidad, dimensiones y ubicación de los puntos de almacenamiento

En esencia, la minuciosa organización en el inventario contribuye a una clasificación más efectiva y crea un ambiente de trabajo más ordenado. A esto debemos añadir que el orden en el almacenamiento reduce costes y tiempo de ejecución, aportando una mejora a la eficiencia general de la empresa. La disposición estratégica de los puntos de almacenamiento, su tamaño adecuado y la localización precisa son factores cruciales para facilitar la gestión de inventarios.

Logística inbound y outbound

La gestión de inventarios en logística se ocupa de facilitar la entrada y salida eficiente de productos en el almacén, su clasificación y resguardo adecuado. Al respecto, la adopción de nuevas tecnologías para la clasificación y organización de productos agiliza la logística. Esto aporta mayor eficiencia a la gestión que nos ocupa.

Benchmarking

El benchmarking, como herramienta de mejora continua, desempeña un papel esencial en la gestión de inventarios. En efecto, la identificación, análisis, comprensión y contraste de los procesos de trabajo con empresas referentes de alto rendimiento permite adaptar y superar estándares, mejorando de manera sistemática los indicadores de desempeño. La búsqueda constante de eficiencia en los procesos contribuye a un funcionamiento cada vez más eficiente de la compañía.

Considerar el apoyo de un partner logístico para gestión de inventario

Por último, para las empresas emergentes tanto industriales como comerciales, asumir toda la gestión de la que hablamos puede demandar costosas inversiones. Desde esta perspectiva, tercerizar parte del proceso con un partner logístico de probada solidez y con los recursos de infraestructura y tecnología punta requeridos es una solución que aporta eficiencia y ahorro.

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