En un ámbito tan complejo como el del comercio y la logística, la expedición de mercancías destaca como un pilar fundamental para garantizar la satisfacción de los clientes y el éxito de cualquier empresa. Gestionar este proceso con precisión resulta imprescindible para que los productos lleguen a destino en tiempo y forma, asegurando una experiencia positiva para el consumidor. Por eso, debemos conocer en detalle qué es la expedición de mercancías, las fases que la componen y su importancia en la cadena de suministro. Además, es imprescindible entender cómo una planificación adecuada puede llevar a una mejora significativa en la eficiencia operativa.
¿Qué es la expedición de mercancías?
En esencia, la expedición de mercancías es el conjunto de acciones coordinadas que se realizan para enviar los productos solicitados por los clientes desde el almacén hasta su lugar de destino. Su principal objetivo es asegurar que los productos sean entregados de manera oportuna, segura y en perfectas condiciones, satisfaciendo así las expectativas de los consumidores. De tal cumplimiento depende que los clientes mantengan la confianza en la empresa.
En un mercado cada vez más competitivo y globalizado, la gestión efectiva de la expedición de mercancías es un factor crítico para el éxito comercial. Una logística eficiente no solo impulsa la lealtad de los clientes, sino que también contribuye a reducir costes y a optimizar recursos de la empresa.
Principales fases del proceso de expedición de mercancías
En concreto, la expedición de mercancías abarca diversas etapas que deben ser ejecutadas con precisión para garantizar un flujo de trabajo fluido y sin contratiempos:
- Gestión del pedido. Es el punto de partida en la gestión de los pedidos recibidos. Aquí, se confirman las solicitudes de los clientes y se planifica la logística necesaria para enviar los productos. Es fundamental determinar qué pedidos se enviarán en cada jornada, establecer las prioridades, seleccionar los transportistas adecuados, coordinar las franjas horarias de recogida y evaluar los requerimientos de almacenaje.
- Preparación de pedidos. A continuación, la fase de ordenación de las mercancías, también conocida como «picking», es el proceso de selección y agrupación de los productos que conformarán cada envío. Es importante optimizar esta etapa para evitar tiempos muertos y errores en la preparación de los pedidos. Un adecuado sistema de clasificación y organización en el almacén puede marcar la diferencia en la eficiencia del picking.
- Comprobar la documentación y verificar el envío. Previo a la expedición, se realiza una minuciosa revisión de la documentación asociada a cada pedido. Esta incluye: albaranes, notas de entrega, hojas de ruta para los transportistas, cartas de porte, entre otros. Asimismo, se verifica que todos los productos solicitados se encuentren en el paquete y que estos tengan la etiqueta correspondiente. Luego, se procede al embalaje de los productos en cajas o palets, garantizando que estén protegidos para el transporte.
- Carga. La última etapa del proceso de expedición es la carga de las mercancías en el medio de transporte designado, generalmente camiones. En este sentido, es fundamental comprobar que el transporte seleccionado sea el adecuado para cada pedido, considerando las condiciones y la dirección de entrega. Igualmente, un adecuado empaquetado y distribución de las cargas dentro del vehículo garantizan la integridad de los productos durante el traslado.
Consejos para gestionar adecuadamente la expedición de mercancías
Como hemos visto, la expedición de mercancías es un proceso complejo que involucra diversas actividades y recursos para garantizar que los productos lleguen a sus destinatarios de manera puntual y en óptimas condiciones. Para lograr una expedición exitosa, es imprescindible adoptar prácticas efectivas de gestión que permitan optimizar los flujos de trabajo y minimizar posibles errores o retrasos. Desde esta perspectiva, presentamos una serie de consejos que te ayudarán a gestionar de manera eficiente la expedición de mercancías en tu empresa:
Planifica los tiempos con un software de gestión de almacenes
Llevar a cabo una expedición de mercancías exitosa exige precisión en la planificación. A los efectos, un software de gestión de almacenes (SGA) puede ser de gran ayuda para organizar la información de los pedidos, establecer tareas para los operarios y planificar las rutas de reparto. El SGA permite configurar diferentes parámetros logísticos, como la prioridad de envío, el tipo de vehículo o el cliente, y agrupar los pedidos en función de esta información.
Del mismo modo, un SGA dinámico puede ajustar las expediciones en tiempo real a medida que se reciben nuevos pedidos, mejorando la eficiencia del proceso.
Almacena y ubica con lógica
Por otro lado, la organización del almacén juega un papel fundamental en la agilidad de la expedición. Utilizar técnicas de rotación de inventarios y el método ABC de clasificación de inventarios puede reducir significativamente los tiempos de búsqueda. Aparte de esto, permite que los operarios sean más efectivos en su trabajo. Una ubicación lógica de los productos también hace más fácil preparar pedidos en e-commerce y minimiza posibles errores.
Estandariza y simplifica la gestión de documentos
Ciertamente, la verificación de documentos es otra tarea crítica en la expedición de mercancías. Para evitar errores, es recomendable estandarizar las normas de etiquetado y documentación del almacén, asegurándose de que sean consistentes con las del transportista. Igualmente, la utilización de dispositivos de asistencia automáticos, como lectores de códigos de barras o etiquetas RFID, puede acelerar la validación de paquetes. De hecho, este recurso mejora la precisión en la identificación de mercancías.
Garantiza un mínimo de stock
Sin duda, mantener un nivel adecuado de stock es esencial para optimizar la expedición de mercancías. Una gestión eficiente del inventario, controlando los movimientos del almacén y anticipando la demanda, permite asegurar que siempre haya disponibilidad de productos para su envío, evitando retrasos y optimizando los tiempos de entrega.
Ejecuta una previsión de la demanda precisa
Para complementar lo anterior, la previsión de la demanda es un factor clave en la gestión de la expedición de mercancías. Aunque es difícil predecir el futuro con total certeza, los sistemas de previsión basados en Data Science y machine learning pueden proporcionar cálculos más precisos. Reducir los lead times o tiempos de suministro puede acercar la predicción a la realidad. De igual manera, contar con un proveedor capaz de gestionar transportes urgentes de manera ágil y eficiente es fundamental para atender expediciones imprevistas.
Automatiza una o varias partes del proceso
A propósito del empleo de herramientas tecnológicas, la automatización de ciertas tareas puede agilizar significativamente el proceso de expedición. Por ejemplo, implementar transportadores automáticos en el almacén permite un deslizamiento constante de la carga, asegurando más estabilidad y rapidez en la preparación de pedidos. La utilización de etiquetas RFID para la identificación de mercancías agiliza la lectura de la información y mejora el control y ubicación de los productos. En paralelo, las plataformas de carga y descarga automáticas aceleran el proceso de embarque y desembarque de mercancías.
Potencia la comunicación con el proveedor de transporte
Por otra parte, una comunicación eficiente entre el almacén y el transportista es esencial para evitar costes extras y garantizar una operativa fluida. Programar los envíos con antelación permitirá obtener mejores precios y asignar vehículos con anticipación. Una vez más, el uso de tecnología para la gestión del transporte, como plataformas digitales que faciliten el cálculo de costes, la contratación, el control de trazabilidad y la facturación, agilizará todos los procesos ligados a los envíos.
Coordina previamente los recursos de carga y descarga
Con la regulación establecida en el Real Decreto 3/2022, la correcta coordinación de los recursos destinados a las operaciones de carga y descarga es indispensable. El cargador deberá destinar los recursos necesarios para estas tareas, evitando así costes adicionales y demoras en la ruta del vehículo. Asegurar una correcta alineación entre el transportista y el cargador agiliza la operatividad y contribuye a un proceso de expedición más eficiente.
Externalizar la expedición de mercancías, una opción muy conveniente
¿Estás comenzando un negocio de ecommerce? ¿La capacidad de tus instalaciones no es suficiente para asumir el proceso que nos ocupa? ¿Adquirir las tecnologías y herramientas necesarias para hacerlo resulta costoso para tu empresa? Entonces, externalizar la expedición de mercancías es una opción viable.
En Dársena21 podemos ayudarte porque contamos con más de 30 años de experiencia en el negocio logístico. También disponemos de una infraestructura de 40.000m² en Guadalajara, equipada con todas las medidas de seguridad, iluminación y ventilación requeridas para almacenar mercancías. En efecto, ofrecemos un servicio integral y a medida que puede incluir almacenaje, picking, packing y cross-docking, al igual que logística de última milla y logística inversa. En función de ello, contamos con personal altamente cualificado y tecnología avanzada para garantizar absoluta trazabilidad de tus productos. Por supuesto, también hemos establecido alianzas con las empresas transportistas más reconocidas para asegurar la correcta entrega de nuestras cargas.
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