En un ámbito tan complejo como el del comercio y la logística, la expedición de mercancías es un pilar fundamental para garantizar la satisfacción de los clientes y el éxito de cualquier empresa.

Este es un proceso imprescindible que requiere de una planificación adecuada pata mejorar la eficiencia operativa y que los productos lleguen a destino en tiempo y forma

Os explicamos qué es la expedición de mercancías, las fases que la componen y su importancia en la cadena de suministro.

¿Qué es la expedición de mercancías?

La expedición de mercancías es el conjunto de acciones coordinadas que se realizan para enviar los productos.

Su principal objetivo es asegurar que sean entregados de manera oportuna, segura y en perfectas condiciones. De tal cumplimiento depende que los clientes mantengan la confianza en la empresa.

La gestión efectiva de la expedición de mercancías es un factor crítico para el éxito comercial. Una logística eficiente contribuye a reducir costes y a optimizar los recursos de la empresa.

Principales fases del proceso de expedición de mercancías

La expedición de mercancías abarca diversas etapas que son ejecutadas con precisión para garantizar un flujo de trabajo fluido y sin contratiempos:

  • Gestión del pedido. Es el punto de partida.
    Se confirman las solicitudes de los clientes y se planifica la logística necesaria para enviar los productos.

    Es fundamental determinar qué pedidos se enviarán en cada jornada, establecer las prioridades, seleccionar los transportistas adecuados, coordinar las franjas horarias de recogida y evaluar los requerimientos de almacenaje.
  • Preparación de pedidos. La fase de ordenación de las mercancías, también conocida como «picking».

    Es el proceso de selección y agrupación de los productos que conformarán cada envío.
    Es importante optimizar esta etapa para evitar tiempos muertos y errores en la preparación de los pedidos. Un adecuado sistema de clasificación y organización en el almacén puede marcar la diferencia en la eficiencia del picking.
  • Comprobar la documentación y verificar el envío. Previo a la expedición, se realiza una minuciosa revisión de la documentación asociada a cada pedido.

    Esta incluye: albaranes, notas de entrega, hojas de ruta para los transportistas, cartas de porte, entre otros.
    Se verifica que todos los productos solicitados se encuentren en el paquete y que estos tengan la etiqueta correspondiente.
    Luego, se procede al embalaje de los productos en cajas o palets, garantizando que estén protegidos para el transporte.
  • Carga. La última etapa del proceso de expedición es la carga de las mercancías en el medio de transporte designado, generalmente camiones.

    En este sentido, es fundamental comprobar que el transporte seleccionado sea el adecuado para cada pedido, considerando las condiciones y la dirección de entrega. Igualmente, un adecuado empaquetado y distribución de las cargas dentro del vehículo garantizan la integridad de los productos durante el traslado.

Consejos para gestionar adecuadamente la expedición de mercancías

Para lograr una expedición exitosa, es imprescindible adoptar prácticas efectivas de gestión que permitan optimizar los flujos de trabajo y minimizar posibles errores o retrasos.

Os dejamos una serie de consejos que te ayudarán a gestionar de manera eficiente la expedición de mercancías en tu empresa:

Planifica los tiempos con un software de gestión de almacenes

Vas a necesitar planificar. Un software de gestión de almacenes (SGA) puede ser de gran ayuda para organizar la información de los pedidos, establecer tareas para los operarios y planificar las rutas de reparto. El SGA permite configurar diferentes parámetros logísticos, como la prioridad de envío, el tipo de vehículo o el cliente, y agrupar los pedidos en función de esta información.

Del mismo modo, un SGA dinámico puede ajustar las expediciones en tiempo real a medida que se reciben nuevos pedidos, mejorando la eficiencia del proceso.

Almacena y ubica con lógica

Organiza si quieres ser agil. Utilizar técnicas de rotación de inventarios y el método ABC de clasificación de inventarios puede reducir significativamente los tiempos de búsqueda. Aparte de  esto, permite que los operarios sean más efectivos en su trabajo.

Una ubicación lógica de los productos también hace más fácil preparar pedidos en e-commerce y minimiza posibles errores.

Estandariza y simplifica la gestión de documentos

Verifica los documentos para evitar errores. Es recomendable estandarizar las normas de etiquetado y documentación del almacén, asegurándote de que sean válidas para el transportista.

Igualmente, la utilización de dispositivos de asistencia automáticos, como lectores de códigos de barras o etiquetas RFID, puede acelerar la validación de paquetes. De hecho, este recurso mejora la precisión en la identificación de mercancías.

Garantiza un mínimo de stock

Ni más ni menos. Mantener un nivel adecuado de stock es esencial para optimizar la expedición de mercancías. Para eso necesitas una gestión eficiente del inventario, controlando los movimientos del almacén y anticipando la demanda.

Ejecuta una previsión de la demanda precisa

Para complementar lo anterior, la previsión de la demanda es un factor clave en la gestión de la expedición de mercancías. Aunque es difícil predecir el futuro con total certeza, los sistemas de previsión basados en Data Science y machine learning pueden proporcionar cálculos más precisos.

Automatiza una o varias partes del proceso

En la era de las automatizaciones, automatiza. Por ejemplo, implementar transportadores automáticos en el almacén permite un deslizamiento constante de la carga.

La utilización de etiquetas RFID para la identificación de mercancías agiliza la lectura de la información y mejora el control y ubicación de los productos.

Potencia la comunicación con el proveedor de transporte

Vas a necesitar una comunicación eficiente entre el almacén y el transportista.

Programa los envíos con antelación. Utiliza tecnología para la gestión del transporte, como plataformas digitales que faciliten el cálculo de costes, la contratación, el control de trazabilidad y la facturación. Te ayudarán con todos los procesos ligados a los envíos.

Coordina previamente los recursos de carga y descarga

Con la regulación establecida en el Real Decreto 3/2022, la correcta coordinación de los recursos destinados a las operaciones de carga y descarga es indispensable.

El cargador deberá destinar los recursos necesarios para estas tareas, evitando así costes adicionales y demoras en la ruta del vehículo. Asegura una correcta alineación entre el transportista y el cargador.

Externalizar la expedición de mercancías, una opción muy conveniente

¿Estás comenzando un negocio de ecommerce? ¿La capacidad de tus instalaciones no es suficiente para asumir el proceso que nos ocupa? ¿Adquirir las tecnologías y herramientas necesarias para hacerlo resulta costoso para tu empresa? Entonces, externalizar la expedición de mercancías es una opción viable.

En Dársena21 podemos ayudarte porque contamos con más de 30 años de experiencia en el negocio logístico. También disponemos de una infraestructura de 40.000m² en Guadalajara, equipada con todas las medidas de seguridad, iluminación y ventilación requeridas para almacenar mercancías.

Ofrecemos un servicio integral y a medida que puede incluir almacenaje, picking, packing y cross-docking, al igual que logística de última milla y logística inversa.

Contamos con personal altamente cualificado y tecnología avanzada para garantizar absoluta trazabilidad de tus productos. Y por supuesto, hemos establecido alianzas con las empresas transportistas más reconocidas para asegurar la correcta entrega de nuestras cargas.

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