Con el actual auge de las compras online, preparar pedidos en e-commerce está planteando una serie de desafíos que los minoristas deben asumir. La omnicanalidad, el incremento de los costes de envío y, en particular, de las devoluciones gratuitas de artículos, son fenómenos asociados a la popularidad del comercio online. En el mismo momento, son estos últimos los que están haciendo más compleja la actividad logística.
En gran medida, el éxito de las tiendas minoristas online depende de una entrega rápida y segura. Esto implica incorporar prácticas que optimicen sus procesos de picking y packing para satisfacer la demanda. En función de ello, la opción más conveniente para preparar pedidos en e-commerce es implementar un sistema ágil, escalable y rentable para acelerar la gestión de los mismos. Como veremos más adelante, esto implica, entre otras soluciones, automatizar adecuadamente el flujo de trabajo o externalizar estas actividades mediante un proveedor logístico externo.
¿Qué significa preparar pedidos en e-commerce?
Una vez formalizado un pedido en un comercio online, se desencadena un proceso en el almacén que incluye las actividades de control de stock, búsqueda de artículos y su embalaje. Dicho proceso es lo que conocemos como preparar pedidos en e-commerce. No por casualidad, esta actividad es la que suele acarrear más costes para los minoristas del comercio en línea. En particular, porque exige acelerar al máximo sus procedimientos para despachar correctamente todos los pedidos y así poder enviarlos rápidamente.
Por ejemplo, gestionar el stock, una actividad crítica para la preparación de pedidos, está adquiriendo mayor complejidad debido a dos factores concretos. En primer lugar, a la integración como unidad de carga habitual de la caja y el palé. Esto requiere la implementación de sistemas de almacenaje especiales para cada unidad de carga. Por otro lado, está el aumento de la frecuencia de los pedidos de varios artículos distintos, que añaden dificultad a las operaciones de picking. De hecho, para procesar este tipo de pedidos con rapidez es imprescindible una organización precisa de la mercancía en almacén. Misma condición que se exige a las tareas de aprovisionamiento.
En este sentido, un conocimiento al detalle del estado del stock facilita a los minoristas efectuar los envíos en menor tiempo, ya que esto permite preparar pedidos de e-commerce sin retrasos ni interrupciones. Sin embargo, para asegurar tal desempeño es igualmente necesario distribuir el trabajo entre los operarios de forma eficaz.
Desafíos que plantea preparar pedidos en e-commerce
No es un secreto que las ventas online han cambiado radicalmente la operatividad de los centros logísticos. Algo que es muy notable por la diferencia entre el movimiento de un almacén convencional y uno especializado en e-commerce. Casi sin una transición cómoda, el almacén tradicional tuvo que rediseñarse y ser más eficiente para adaptarse a la dinámica característica del comercio electrónico. Aun así, son varios y complejos los desafíos que deben encararse en la actividad de preparar pedidos en e-commerce:
Reducir los tiempos logísticos
Los estándares de entrega actuales del comercio online (de 48 y 24 horas y hasta en el mismo día en algunos casos) presionan a los minoristas a agilizar los procesos en el almacén. En efecto, el dinamismo operativo que exige la preparación de pedidos obliga a una optimización de los desplazamientos de los encargados para ser más productivos.
Menos fallos en el picking, esencial para preparar pedidos en e-commerce
Reducir errores es crítico para asegurar la eficiencia en la preparación de pedidos de comercio electrónico. Más aún, considerando la tasa actual de devoluciones de productos, estimada por KPMG en un significativo 20%, pero que puede incrementarse hasta un 50% en temporadas de Navidad y rebajas. Los resultados de otras investigaciones sitúan en 70% el porcentaje de usuarios que devolvieron al menos un artículo comparado en el último trimestre de 2022.
Sincronizar y actualizar constantemente el stock
Como dijimos al principio, la omnicanalidad en el recorrido de compra del cliente online y los pedidos con heterogeneidad de referencias complican las operaciones logísticas como el picking en el almacén. Insistir en el uso de inventarios manuales dificulta más estas actividades. Por el contrario, un software de gestión de almacenes, capaz de monitorizar de forma integral los procesos en el almacén, permite tener un control total del stock en tiempo real.
SKU sí, pero en su justa proporción
Asimismo, analizar la rotación de las distintas referencias de productos y su demanda estacional es esencial para la planificación logística del e-commerce.
Esto permite controlar la incorporación de referencias mediante SKU o Unidades de Mantenimiento de Existencias. De esta forma se evita introducir una enorme cantidad de referencias sin estudiar previamente la demanda potencial. De lo contrario, la gestión del almacén se haría cuesta arriba y se harían más frecuentes los errores al preparar pedidos en e-commerce.
Facilitar la personalización de envíos
Una costumbre que la gran mayoría de los comercios en línea han contribuido a consolidar es la de personalizar el packing de las compras. Sobre todo en las temporadas de San Valentín, Black Friday y Cyber Monday. Esta tendencia complica aún más las operaciones de los almacenes, ya que justifica el reservar algún área entre las estaciones de trabajo para añadir personalización al packaging.
Gestión eficiente de la logística de última milla
Sin duda, la logística de última milla sigue adquiriendo mayor relevancia en la entrega de pedidos dentro del plazo prometido. Aunque también es cierto que el coste sigue incrementándose. Por ello resulta necesario organizarla con precisión, a fin de no generar sobrecostes que puedan comprometer la competitividad y rentabilidad del negocio.
Soluciones efectivas aplicables a los procesos de preparar pedidos en e-commerce
Enfrentar los retos mencionados exige a las empresas de e-commerce la implementación de una serie de prácticas y recursos.
De entrada, la automatización debe estar presente en cada etapa del proceso de preparar pedidos en e-commerce, mediante la integración de soluciones informáticas. A día de hoy, existen software diseñados especialmente para facilitar cada paso en la gestión de los pedidos, desde la verificación hasta el envío. Desde su implementación, tales herramientas permiten a las empresas ahorrar tiempo y recursos, aparte de ayudar a mejorar la experiencia del cliente. Por otro lado, estas soluciones de automatización permiten a las empresas ofrecer una monitorización en tiempo real de los pedidos. Así, tanto los minoristas como sus clientes estarán informados sobre el estado del envío.
En paralelo, la creación de flujos de trabajo eficientes aplicados es otra manera efectiva de optimizar el proceso que nos ocupa. En función de ello, es imprescindible definir con precisión los distintos pasos implícitos en el procesamiento y envío de un pedido. Además, es necesario determinar quién lleva a cabo cada tarea y cuándo se completa cada etapa. Lograr el establecimiento de este flujo garantiza el procesamiento rápido y correcto sin descuidar la calidad del servicio al cliente.
También es necesario consolidar un centro de distribución automatizado que utiliza la robótica para facilitar la búsqueda y preparación de pedidos, mientras reducen de forma considerable la carga laboral diaria. No obstante, una opción de esta magnitud parece ser exclusiva de los líderes mundiales del comercio electrónico.
Externalizar la logística, una opción para preparar pedidos en e-commerce
Si tu empresa es una tienda online y quieres ofrecer una experiencia de entrega sin fisuras, puedes optar por un modelo logístico externalizado. Es decir que una empresa especializada asuma todo el proceso por ti. Esto te ayudará a reducir los costes relacionados con infraestructura, equipamiento y personal y, en paralelo, garantizar un alto nivel de servicio al cliente.
En Dársena21 contamos con más de 30 años de experiencia en el sector logístico y con una infraestructura física y tecnológica necesaria para preparar pedidos en e-commerce. Disponemos de un suelo logístico de 20.000m² en Fontanar (Guadalajara) a 30 minutos del centro de Madrid. Y, por supuesto, también de herramientas digitales aplicadas de última generación y un personal profesional altamente cualificado para la gestión de tu mercancía, con monitorización end to end de la misma, hasta su entrega al cliente.
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