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Tienes un problema cuando el SGA dice que hay diez unidades. Físicamente también hay diez. Pero una de ellas no debería estar allí. En mercancía de alto valor, saber cuántas unidades tienes no siempre basta, necesitas saber exactamente cuáles tienes.
Porque no todas las referencias pesan lo mismo en una cuenta de resultados. Un error con una caja de consumibles y un error con un equipo electrónico pueden parecer la misma incidencia en el SGA. Económicamente, no lo son.
Por eso, el almacenamiento de mercancía de alto valor no debería plantearse solo como una cuestión de espacio, cámaras o trazabilidad. Hay que plantearse el mejor modo de reducir la probabilidad de que una unidad se pierda, se sustituya, salga sin autorización, se dañe o, como en nuestro ejemplo inicial, quede registrada de forma incorrecta. Y, si ocurre, poder reconstruir qué pasó sin iniciar una investigación arqueológica entre correos, albaranes y hojas de cálculo.
En el almacenamiento de mercancía de alto valor el riesgo empieza por la unidad
Cuando el valor unitario es elevado, trabajar únicamente por referencia, caja o palé puede ser insuficiente. Dos unidades idénticas comercialmente pueden no ser equivalentes desde el punto de vista operativo si cada una tiene número de serie, garantía, configuración, propietario o historial distinto.
GS1 diferencia precisamente entre identificar una clase de producto y realizar una identificación a nivel de unidad. La combinación de GTIN (Número Global de Identificación de Artículo por sus siglas en inglés) y número de serie permite identificar de forma única una unidad concreta y seguirla a lo largo de la cadena de suministro.
Siempre el nivel de identificación debería guardar relación con el coste de equivocarse. Si intercambiar dos unidades genera una reclamación de 30 euros, el procedimiento será uno. Si puede bloquear una instalación, invalidar una garantía o provocar una pérdida de varios miles, será otro.
La recepción es el primer punto donde se puede perder dinero
Una operativa blindada para el almacenamiento de mercancía de alto valor empieza antes de ubicar el producto.
Al recibir los productos conviene validar no solo cantidades, sino también identidad unitaria cuando proceda (número de serie, estado, embalaje, documentación, precintos y posibles discrepancias frente a la información prevista). Si diez equipos llegan y el sistema registra diez equipos, aun deberíamos preguntarnos si son exactamente los diez que tenían que llegar.
Las diferencias detectadas en este punto deben quedar documentadas antes de que la mercancía se mezcle con el stock disponible. Fotografías cuando estén justificadas, registro de daños, cuarentena de unidades dudosas o conciliación con el cliente pueden parecer pasos lentos. Normalmente son mucho más rápidos que discutir semanas después dónde apareció la discrepancia.
En Dársena21 ya hemos tratado cómo el aviso anticipado de expedición o ASN ayuda a ordenar la recepción y a comparar lo anunciado con lo realmente recibido. Ese mismo principio cobra más importancia cuanto mayor es la exposición económica de cada unidad.
Control de accesos
La seguridad física importa, pero quedarse ahí sería simplificar demasiado.
La idea no es limitarse a “poner cámaras”. Deberías incorporar estándares mínimos, controles de acceso, procedimientos, auditorías y evaluación del riesgo.
En la práctica, una buena gestión de almacenamiento de mercancía de alto valor nos tiene que decir quién puede acceder a una zona determinada, quién puede mover una unidad, qué permisos necesita, cómo queda registrada una salida excepcional o qué ocurre si una unidad aparece donde no debería.
Discrepancias en el almacenamiento de mercancía de alto valor
Hay una tentación habitual de medir la precisión únicamente en porcentaje de unidades.
Un inventario con una exactitud muy alta puede esconder una pérdida económica relevante si el pequeño porcentaje que discrepa concentra las referencias de mayor valor. Por eso conviene combinar la precisión física, el valor económico de la discrepancia, la recurrencia por referencia, las causas y el tiempo de resolución.
Tener inventario registrado no significa necesariamente conocer con precisión el inventario físico.
En el almacenamiento de mercancía de alto valor, los recuentos cíclicos pueden ser los prioritarios atendiendo a su exposición económica y no solo por rotación. Una referencia de movimiento lento puede necesitar más atención que otra que entra y sale a diario si una sola desaparición equivale al margen de decenas de pedidos.
Esto conecta con otro problema que ya hemos analizado al hablar de mermas y pérdidas operativas en almacén: no todas las pérdidas aparecen como un gran incidente. Algunas se acumulan o permanecen ocultas hasta que afectan al inventario disponible, al cliente o al margen.
Salidas y picking: el último control antes de asumir el coste
La expedición es otro punto sensible.
En operaciones con identificación unitaria, la preparación debería comprobar que la unidad física coincide con la asignada al pedido. Si existen números de serie, no basta con confirmar “una unidad de la referencia X”. Hay que confirmar qué unidad concreta sale, hacia qué destino y bajo qué pedido.
También conviene separar la excepción del flujo normal. Un pedido urgente, una sustitución manual, una salida para demostración o una devolución al proveedor son precisamente los movimientos que más fácilmente se escapan de un procedimiento pensado para el inexistente “día tranquilo” en logística.
El coste del error debe decidir el nivel de control
No hay una medida de seguridad que sirva igual para un palé de electrónica, una partida de componentes industriales o diez equipos con número de serie. El valor cuenta, claro, pero también lo fácil que sea revender la mercancía, cuántas veces se mueve, cuánto stock se concentra en una ubicación y qué ocurre si una unidad desaparece o acaba donde no corresponde.
Una prueba bastante útil es imaginar una incidencia real. Mañana falta un equipo. ¿Cuánto cuesta reconstruir lo ocurrido? Debería poder verse cuándo entró, en qué ubicación estuvo, qué movimientos tuvo, quién intervino y con qué orden terminó saliendo o dejando de estar disponible. Si para averiguarlo hay que empezar a cruzar albaranes con correos y preguntar quién estaba de turno, el control se queda corto.
Dársena21 trabaja con SGA y registro digital de entradas y salidas, junto con seguimiento de inventario, controles de acceso, vigilancia permanente y zonas específicas para determinados tipos de mercancía. Nuestra infraestructura logística incorpora CCTV, detección de intrusión, alarmas, protección contra incendios y software de gestión de almacén.
Al externalizar este tipo de almacenamiento, el precio por palé cuenta solo una parte de la historia. Merece la pena entrar en esas situaciones con el operador. Ver cómo identifica las unidades, quién resuelve una diferencia de inventario, qué permisos existen y dónde queda registrado cada movimiento suele dar una idea bastante más precisa del riesgo que se está asumiendo. Si quieres ver nuestra operativa, ponte en contacto con nosotros y hablamos.
Preguntas frecuentes
Depende del producto y de su exposición al riesgo, pero suele requerir identificación unitaria, control de accesos, registro de entradas y salidas, gestión de discrepancias, inventarios frecuentes y procedimientos específicos para incidencias y movimientos excepcionales.
Porque una cámara registra lo que ocurre, pero no evita por sí sola un error de recepción, una salida incorrecta o una sustitución de unidades. La seguridad real combina tecnología, procedimientos, permisos y controles adaptados al valor económico de cada unidad.
Cuando la empresa necesita mayor control operativo, instalaciones seguras, sistemas de gestión especializados o capacidad para absorber picos sin asumir toda la infraestructura internamente. Antes de externalizar, conviene revisar cómo gestiona el operador la identificación unitaria, las discrepancias, los accesos y las excepciones.
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