Fulfillment B2B y B2C ¿Conoces los costes y claves para comparar presupuestos?

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En el coste de un pedido influyen muchos factores más allá de la preparación. Una operación fulfillment B2B y B2C implica realizar muchos pasos. Siempre se recibe el producto, se almacena, se reponen ubicaciones, se embala para protegerlo, se documenta todo y se expide resolviendo por el camino todas aquellas trabas que no contemplabas al principio.

Y esto va a ocurrir en la preparación de un pedido para otra empresa (B2B) o para el consumidor final (B2C). Ambos canales pueden compartir mercancía, tecnología e instalaciones. Pero no necesitan exactamente los mismos recursos ni generan los mismos costes.

En B2C normalmente pesa más el picking unitario, los materiales de embalaje, la conexión con transportistas, la gestión de incidencias y las devoluciones. En B2B tienen más peso otros factores como la preparación por cajas o palés, la consolidación, el etiquetado específico, las citas de entrega y los requisitos documentales de cada cliente.

Por tanto, los costes varían según lo que se espera de cada operativa y sus condiciones inherentes. Te lo explicamos a continuación.

Por qué no existe un precio único de fulfillment B2B y B2C

El precio de un servicio de fulfillment se construye a partir de las actividades y la capacidad que necesita cada operación. Dos empresas que expiden 5.000 pedidos mensuales pueden presentar costes muy distintos. Por ejemplo, no es lo mismo que una venda referencias pequeñas, fáciles de almacenar y preparar y la otra maneje un catálogo amplio con productos voluminosos y manipulaciones especiales.

El volumen de pedidos, por sí solo, explica poco. Para preparar una propuesta hay que conocer, al menos:

• cómo se va a recibir la mercancía
• cuánto espacio va a ocupar
• cuántas referencias deberán gestionar
• la rotación de esas referencias
• cuántas líneas y unidades contiene cada pedido
• cómo debe prepararse y embalarse
• qué documentación necesita
• y qué ocurre cuando el producto regresa.

Sin duda el picking es una de las actividades que más recursos consume en un almacén manual. Su coste depende de los recorridos, la distribución de las referencias, el tamaño de los pedidos y la posibilidad de agrupar tareas.

Por eso, una tarifa por pedido solo puede ser comparable cuando los proveedores han calculado sobre el mismo perfil operativo. Si no, no sirve.

Qué determina los costes del fulfillment B2C

Antes os dábamos un avance. El fulfillment B2C trabaja habitualmente con pedidos pequeños y fragmentados. Esto implica muchas tareas de preparación, embalaje y expedición, incluso cuando el volumen total de unidades no parece especialmente elevado.

Número de pedidos, líneas y unidades

Preparar 1.000 pedidos de una unidad no requiere los mismos recursos que preparar 100 pedidos de diez unidades. El producto expedido puede ser el mismo, pero en el primer caso hay diez veces más órdenes que procesar, cajas que montar, etiquetas que imprimir y cierres que verificar.

También influye el número medio de líneas. Un pedido de cinco unidades de una misma referencia es distinto de otro con cinco referencias ubicadas en zonas separadas.

Por eso, es conveniente que el coste por pedido de fulfillment se analice siempre con el coste por línea y por unidad.

Picking unitario y reposición

En el B2C los pedidos se preparan cogiendo unidades sueltas de las estanterías donde se guarda el producto para el picking. Cuando esas estanterías se van vaciando, hay que reponerlas desde el almacén de reserva. Esta reposición requiere tiempo y organización, porque si no se hace a tiempo el operario puede llegar a una ubicación sin stock justo cuando tiene muchos pedidos que preparar.

El proveedor puede blindarse contra esas situaciones automatizando el proceso de órdenes lo que permite agrupar tareas según rutas, prioridades, canales o ventanas de transporte. También puede reducir recorridos mediante picking por oleadas, siempre que las reglas respondan al funcionamiento real del almacén.

Packaging y consumibles

En ecommerce todo elemento debería formar parte del coste final. Hablamos de la caja, el relleno, la cinta, la etiqueta y cualquier elemento personalizado. También influyen el tiempo dedicado al embalaje y el número de formatos necesarios.

¿Ejemplo práctico de esto? Una caja sobredimensionada no solo consume más cartón. Puede aumentar el relleno, ocupar más volumen de transporte y elevar el riesgo de daños si el producto se mueve en su interior.

Integraciones e incidencias

Además, en el ecommerce la comunicación constante es una prioridad. Necesita intercambiar pedidos, stock y estados de expedición con la tienda online, el ERP, los marketplaces y los transportistas. Esta configuración inicial y el mantenimiento de esas conexiones se van a ver reflejadas en la propuesta.

También valora la atención a las incidencias, cómo se resuelven los errores de dirección, qué ocurre con los envíos no entregados y qué información regresa a los sistemas del cliente.

Devoluciones y estacionalidad

La logística inversa es tan importante como cualquier otra. Una devolución no es simplemente un paquete que vuelve. Hay que recibirlo, identificarlo, inspeccionarlo, decidir su estado, actualizar el inventario y determinar si se reincorpora, se reacondiciona o se mantiene en cuarentena.

Integrar la reposición de productos devueltos puede afectar de manera significativa al coste de picking y reposición.

A esto súmale las campañas. Necesitan prever personal, puestos de packing, consumibles y capacidad de expedición para absorber los picos sin degradar el servicio.

Qué determina los costes del fulfillment B2B

Si miramos a los costes del fulfillment B2B encontramos otra película. Puede haber menos pedidos, pero cada expedición suele concentrar más unidades, más documentación y más condiciones de entrega.

Preparación por cajas, lotes o palés

En B2B, la unidad de trabajo puede ser una caja completa, una capa, un lote o un palé. Por tanto, la preparación puede necesitar elementos como carretillas elevadoras, transpaletas y otros equipos de manipulación de cargas además de un mayor espacio de consolidación y controles adaptados al formato de salida.

Una expedición de varias referencias posiblemente necesite que las cajas se agrupen en una secuencia concreta o se separen por tienda, departamento o pedido de compra. Por eso el coste no va a depender solo del número de cajas o de palés sino también de cómo deben formarse.

Paletización, retractilado y etiquetado

Los materiales y manipulaciones cambian según el cliente y también puede ser necesario reetiquetar productos, preparar expositores, montar promociones o adaptar lotes.

Este tipo de operaciones añaden valor a la operativa, así que conviene tenerlas en cuenta.

Documentación, citas y requisitos de entrega

Una expedición B2B puede exigir albaranes, avisos de expedición, referencias de pedido, etiquetas específicas, intercambio electrónico de datos y reserva de cita.

Además, algunas plataformas establecen ventanas de recepción, normas de paletización y requisitos documentales cuyo incumplimiento puede provocar esperas, rechazos o penalizaciones.

En este canal, preparar bien no basta. El pedido debe entregarse completo, en plazo y conforme a las condiciones acordadas. El indicador OTIF permite medir precisamente el porcentaje de pedidos entregados a tiempo y con la cantidad completa.

Lotes, caducidades y trazabilidad

Cuando el producto lo requiere, la preparación puede estar condicionada por lotes, fechas de consumo preferente, números de serie o criterios FEFO y FIFO.

Estas reglas añaden controles y restringen las unidades disponibles para cada pedido. No todo el stock físico es necesariamente intercambiable, aunque el código de artículo coincida.

Cómo ambos canales cambian el dimensionamiento

Una operación de fulfillment B2B y B2C debe dimensionarse para actividades distintas que pueden coincidir en el tiempo.

El coste depende tanto de la actividad realizada como de la capacidad que debe mantenerse disponible. Un operador puede necesitar reservar espacio, personal o muelles para atender una campaña, aunque ese recurso no se utilice al máximo todos los días.

La tecnología también condiciona ese dimensionamiento: un SGA preparado para operar B2B y B2C debe permitir configurar oleadas, agrupar tareas y asignar el inventario según el tipo de pedido y la ruta de salida, como recoge Oracle en su solución de gestión de almacenes

Este punto resulta importante al comparar ofertas. Una propuesta puede facturar toda la capacidad mediante mínimos mensuales. Otra puede distribuirla entre almacenaje, actividad y recargos de campaña. El formato cambia; el recurso necesario, no.

Qué costes aparecen cuando conviven B2B y B2C

Cuando ambos canales comparten stock y almacén, aparecen partidas que no siempre resultan visibles en una primera conversación:

• parametrización de reglas diferentes de preparación
• reservas de stock por canal o cliente
• reposición de ubicaciones unitarias
• varias unidades logísticas para una misma referencia
• integraciones con ecommerce, ERP, transportistas y clientes B2B
• informes separados
• y capacidad adicional para absorber campañas coincidentes.

Este artículo no pretende desarrollar cómo deben organizarse esos flujos. Esa parte se aborda en profundidad en el contenido sobre logística híbrida B2B y B2C, donde se analizan la asignación de stock, las prioridades, el layout, el embalaje y las devoluciones.

Aquí importa su consecuencia económica: cada regla, integración y excepción consume capacidad. Por eso, el coste de un modelo híbrido no debería repartirse mediante un promedio general sin identificar qué canal origina cada actividad.

Qué datos necesita un operador para preparar una propuesta

Una oferta fiable empieza con información operativa fiable. Pedir un precio indicando únicamente “tenemos unos 3.000 pedidos al mes” obliga al proveedor a trabajar con supuestos. Y los supuestos tienen la mala costumbre de reaparecer más adelante convertidos en extras.

Para presupuestar fulfillment B2B y B2C, el operador debería solicitar:

Conviene entregar el mismo escenario a todos los operadores consultados. Solo así será posible comparar propuestas construidas sobre una base equivalente.

Cómo comparar presupuestos de fulfillment

El precio de picking suele atraer casi toda la atención porque es fácil de localizar en una tabla. Sin embargo, rara vez representa por sí solo el coste total.

Una comparación debería separar tres grupos.

Costes de implantación

Incluyen la puesta en marcha, las integraciones, la configuración del SGA, la carga de maestros, la parametrización de clientes y el diseño de informes.

Es importante saber si se facturan una sola vez, si existen cuotas recurrentes y qué ocurre cuando hay que modificar una integración.

Costes operativos recurrentes

Aquí aparecen los clásicos:

• recepción
• control de entrada
• almacenaje
• reposición
• picking
• packing
• consumibles
• manipulaciones
• expedición
• preparación documental
• devoluciones
• inventarios

También deben revisarse los mínimos mensuales y las unidades de facturación. El almacenaje puede calcularse por palé, hueco, metro cúbico o unidad. La preparación puede cobrarse por pedido, línea, unidad, caja o palé.

Costes extraordinarios

Son los que suelen alterar una previsión:

• urgencias
• horas adicionales
• campañas no previstas
• reetiquetados
• inventarios extraordinarios
• esperas
• rechazos
• incidencias documentales
• segundas entregas
• cambios de última hora

Para comparar el precio de un servicio de fulfillment, lo más útil es simular al menos dos escenarios: un mes medio y un mes punta.

Después hay que calcular el coste total de cada propuesta, no solo multiplicar la tarifa de picking por el número de pedidos.

KPIs para medir el coste real de cada canal

Cuándo externalizar el fulfillment B2B y B2C

Externalizar ambos flujos con un mismo operador puede tener sentido cuando comparten catálogo, inventario o sistemas y la empresa quiere evitar estructuras duplicadas.

También puede facilitar la conversión de parte de los costes fijos en variables, la absorción de campañas y el acceso a tecnología, infraestructura y personal especializado.

En Dársena21 trabajamos con preparación de pedidos, consolidación, paquetería, expediciones de palés, integraciones con ERP y ecommerce y entregas a plataformas de grandes superficies. También disponemos de trazabilidad en tiempo real y capacidad para adaptar recursos a campañas y variaciones de actividad.

Si necesitas capacidades para abordar un modelo de fulfillment B2B y B2C desde una estructura común, pero con procesos, métricas y niveles de servicio diferenciados, habla con nosotros.

Preguntas frecuentes sobre fulfillment B2B y B2C