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Tener 500, 5.000 o más de 10.000 referencias no convierte automáticamente un almacén en un problema. Lo que empieza a complicar las cosas es que ninguna se comporta igual.
Hay productos que entran y salen continuamente. Otros permanecen semanas ocupando espacio. Unos caben en una mano y otros necesitan medios de manipulación específicos. Algunos se venden por unidades, otros por cajas o palés. Y, por si faltaba algo, el mismo catálogo puede terminar abasteciendo tiendas, distribuidores, grandes superficies y pedidos online.
Ahí está el reto de la gestión de almacén con muchas referencias.
Porque aumentar catálogo puede ser una excelente decisión comercial. Pero cada nueva referencia introduce también una pequeña obligación logística: identificarla correctamente, darle una ubicación, mantener un stock fiable, preparar sus pedidos y saber dónde está en cada momento.
Una a una parecen inofensivas. Diez mil después, la cosa cambia bastante.
Cuándo empieza a fallar la gestión de almacén con muchas referencias
Los problemas caen gota a gota y rara vez aparecen de golpe. Suelen ser acumulativos.
Primero aumenta ligeramente el tiempo de preparación. Después empiezan las diferencias entre el inventario físico y el registrado. Una referencia que antes tenía una ubicación razonable queda relegada porque llegaron otras veinte. Las campañas comerciales generan movimientos excepcionales. Aparecen reposiciones urgentes y determinados pedidos obligan a recorrer medio almacén.
El problema no es únicamente el espacio ocupado. También importan los movimientos que provoca ese stock.
La investigación sobre operaciones de almacén lleva años poniendo el foco precisamente ahí. Una revisión académica ampliamente citada sobre preparación de pedidos estimó que el order picking puede representar hasta un 55 % de los costes operativos de un almacén y señala como variables relevantes el diseño, la asignación de ubicaciones, las rutas, la preparación por lotes y la zonificación.
Es decir, un recorrido de unos metros de más parece poca cosa. Repetido cientos o miles de veces termina teniendo bastante más personalidad en la cuenta de resultados.
El problema no es tener muchas referencias, sino gestionarlas todas igual
Una gestión de almacén con muchas referencias no debería asignar el mismo tratamiento a todo el catálogo.
La rotación es un primer criterio evidente, pero no el único. Conviene tener en cuenta también dimensiones, peso, frecuencia de reposición, variabilidad de la demanda, compatibilidad entre productos, unidades solicitadas por pedido o canales a los que se sirve.
Por eso clasificaciones como ABC pueden ser un buen punto de partida, pero no deberían convertirse en una fotografía que nadie vuelve a revisar.
Una referencia A puede dejar de serlo. Una campaña puede disparar durante dos meses la salida de un producto históricamente secundario. Una nueva cuenta B2B puede cambiar el patrón de pedidos de una familia completa.
La ubicación debería responder a la operativa real, no al lugar que quedó libre cuando llegó por primera vez la mercancía.
En Dársena21 ya hemos explicado diferentes estrategias de ubicación basadas en rotación, familias, flujo y clasificación ABC. Investigaciones recientes sobre diseño de almacenes relacionan el perfil de cada SKU con inventario, carga de trabajo y layout para decidir políticas de almacenamiento y picking.
La gestión de almacén con muchas referencias necesita ubicaciones que evolucionen
Cuanto más amplio sea el catálogo, más importante resulta revisar el slotting (qué producto se coloca dónde y por qué).
Las referencias con mayor frecuencia de picking suelen necesitar posiciones más accesibles. Productos pedidos conjuntamente pueden beneficiarse de una cierta proximidad.
Las mercancías voluminosas requieren otra lógica. Y las referencias con una salida ocasional no tienen por qué ocupar el equivalente logístico a la primera fila del teatro.
Un trabajo publicado en 2025 aborda conjuntamente la asignación de ubicaciones y las rutas de los preparadores, precisamente porque ambas decisiones condicionan el tiempo dedicado a mover y recoger los SKU.
Aquí aparece una diferencia importante entre guardar mercancía y gestionar un almacén. Guardar consiste en encontrar hueco. Gestionar significa decidir qué ubicación facilita la siguiente operación.
Saber qué tienes no basta
Otra consecuencia habitual de trabajar con un catálogo amplio es la pérdida gradual de visibilidad.
“Tenemos stock” sirve de poco si nadie puede responder rápidamente a otras preguntas: ¿cuánto?, ¿en qué ubicación?, ¿en qué estado?, ¿desde cuándo?, ¿qué movimientos ha tenido?, ¿está comprometido para otro pedido?
La gestión de almacén con muchas referencias necesita que cada movimiento deje rastro.
El estándar global de trazabilidad de GS1 parte precisamente de la identificación, captura y compartición de información para proporcionar visibilidad sobre objetos y eventos relevantes de la cadena de suministro.
En la práctica, esto exige combinar identificación fiable de las referencias con procedimientos de recepción, ubicación, reposición, inventario, picking y expedición que actualicen la información conforme se mueve la mercancía.
Un SGA ayuda a coordinar esta operativa, pero conviene evitar otro atajo mental: instalar software no ordena automáticamente un almacén desordenado.
Primero hay que definir procesos. Después hacer que la tecnología los ejecute y mida.
Picking, el margen también se pierde caminando
En una gestión de almacén con muchas referencias, la preparación de pedidos suele ser uno de los lugares donde antes se manifiesta la complejidad.
No es difícil imaginar por qué.
Un pedido de diez líneas puede obligar a visitar diez ubicaciones completamente distintas. Cuando los productos de mayor salida están mal situados, los recorridos aumentan. Si la información del inventario no es fiable, aparece el tiempo dedicado a buscar. Si una referencia está agotada en picking pero existe stock en reserva, hay que reponer. Y si finalmente se selecciona el artículo equivocado, todavía quedan por delante la incidencia, la reclamación y posiblemente la devolución.
Por eso optimizar el picking no consiste únicamente en pedir al operario que camine más deprisa.
Las políticas de ubicación, rutas, agrupación de pedidos, zonificación y reposición deben analizarse conjuntamente.
Escalar sin diseñar el almacén para el peor día del año
Los catálogos amplios suelen convivir con una demanda que no es uniforme.
Campañas comerciales, promociones, estacionalidad, incorporación de clientes o apertura de nuevos canales pueden multiplicar temporalmente las entradas, pedidos y necesidades de personal.
Diseñar toda la estructura propia para soportar permanentemente el pico máximo tiene el inconveniente de que el pico termina, pero los metros cuadrados, determinados equipos y buena parte de los costes, permanecen.
Aquí la gestión de almacén con muchas referencias se cruza con una decisión empresarial más amplia: cuánto queremos dimensionar internamente y qué parte de la capacidad queremos flexibilizar.
Externalizar no garantiza por sí mismo una reducción de costes. Depende del contrato, del perfil de la mercancía, de los volúmenes, de las integraciones necesarias y del nivel de servicio.
Pero un operador 3PL puede permitir acceder a capacidad, tecnología y recursos sin tener que replicar toda esa estructura dentro de la compañía.
¿Cuándo tiene sentido valorar un 3PL?
Hay varias señales que justifican, al menos, hacer números:
- El catálogo crece más deprisa que la capacidad operativa del almacén.
- Los picos obligan a mantener recursos infrautilizados durante parte del año.
- Los errores de picking, diferencias de inventario o reprocesos consumen cada vez más horas.
- Incorporar nuevos clientes o canales exige integraciones y procedimientos diferentes.
- La dirección dedica demasiado tiempo a solucionar incidencias logísticas que deberían formar parte de una operativa estable.
No significa que haya que externalizar en todos esos casos. Significa que ya existe suficiente complejidad para comparar ambos modelos con datos y no por costumbre.
Una gestión de almacén con muchas referencias se mejora midiendo
Antes de ampliar instalaciones, automatizar procesos o cambiar de operador hay una fase menos espectacular, pero bastante más útil: medir.
¿Cuál es la precisión del inventario? ¿Cuánto tarda realmente un pedido desde que entra hasta que está preparado? ¿Qué porcentaje de líneas necesita una corrección? ¿Cuánto recorrido requiere el picking? ¿Qué referencias consumen espacio pero apenas generan movimientos? ¿Qué parte de las devoluciones procede de errores de preparación?
Los modelos actuales de análisis de almacenes trabajan precisamente con perfiles de SKU, inventario, carga de trabajo y layout porque una única cifra de ocupación cuenta muy poco sobre cómo funciona realmente la instalación.
También conviene observar los llamados costes ocultos: stock sobredimensionado, tiempo invertido en corregir incidencias, espacio infrautilizado o falta de trazabilidad. Son costes que rara vez llegan en una factura con ese nombre, lo que no impide que existan.
La gestión de almacén con muchas referencias mejora cuando podemos dejar de discutir sobre impresiones y empezar a comparar indicadores.
Un catálogo amplio no debería ser una excusa para convivir con el caos
La complejidad no desaparece reduciendo el catálogo si comercialmente necesitamos ese catálogo.
Hay que aprender a gestionarla.
Eso implica segmentar referencias, revisar ubicaciones, mantener un inventario fiable, reducir recorridos, integrar sistemas y disponer de capacidad para absorber cambios de demanda sin convertir cada campaña en una emergencia
.
Y, llegado cierto punto, también implica hacerse una pregunta incómoda pero saludable: ¿nuestra estructura logística sigue acompañando al negocio o el negocio ha crecido más deprisa que ella?
En empresas con cientos o miles de SKU, la diferencia entre ambas situaciones no siempre se descubre mirando las ventas. Muchas veces se encuentra varios metros más atrás, entre una ubicación incorrecta, una reposición tardía y un operario intentando averiguar dónde está esa caja que el sistema asegura que existe.
Ampliar catálogo es una decisión comercial. Gestionarlo bien es una decisión logística.
Si lo necesitas, llámanos, podemos ayudarte.
Preguntas frecuentes en la gestión de un almacén con muchas referencias
La gestión de un catálogo amplio requiere clasificar las referencias según criterios como rotación, tamaño, frecuencia de reposición o canal de venta. Además, conviene revisar periódicamente las ubicaciones, mantener el inventario actualizado y apoyarse en un SGA para mejorar la trazabilidad y reducir errores de picking.
Porque no solo aumenta el stock, sino también los movimientos necesarios para gestionarlo. Más ubicaciones, recorridos de picking, reposiciones, controles y posibles incidencias pueden elevar el coste por pedido si el almacén no adapta su organización al crecimiento del catálogo.
Puede ser interesante valorar un operador 3PL cuando el catálogo crece más rápido que la capacidad del almacén, existen fuertes picos de actividad, aumentan los errores o mantener recursos propios genera costes fijos difíciles de rentabilizar. La decisión debe basarse en datos operativos y económicos, no únicamente en el volumen de referencias.
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