Preparar una auditoría de almacenamiento de productos ecológicos

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En la preparación de auditorías el departamento de Calidad necesita reunir la información que se ha generado en el periodo a auditar mientras el almacén sigue recibiendo mercancía y preparando pedidos.

La información no está recogida toda en un único silo. Parte de esa información estará en el sistema de gestión, otra en los documentos de recepción y habrá cuestiones que dependan del cliente o del proveedor. Y poner todo eso en relación lleva su tiempo, sobre todo si es la primera vez que intentamos reconstruir una operación de principio a fin.

Recorrer este camino en el caso que nos ocupa, una auditoría sobre almacenamiento de productos ecológicos es el tema de este artículo. Si te encuentras en una situación parecida, quédate. Vamos a recorrer el camino de la mercancía junto a quienes la han gestionado.

Al hacerlo iremos viendo qué información conservamos, cómo se relacionan los registros y qué cuesta explicar cuando nos alejamos del movimiento que acabamos de realizar esta mañana.

Seguir una mercancía desde que entra

Papara empezar es mejor hacerlo por lo fácil. Podemos elegir una recepción reciente y recuperar sus documentos para ver cómo se incorporó el producto al almacén. Nos interesa identificar al proveedor y, si es distinto, al propietario de la mercancía (esta distinción es muy interesante cuando trabajamos para terceros).

A partir de ahí, se trata de seguir el lote hasta su ubicación actual o hasta los pedidos en los que se haya expedido.

En esa revisión merece la pena detenerse en la fase de cómo hemos recibido la mercancía. El Reglamento 2018/848 pide cotejar la información de la etiqueta con los documentos de acompañamiento y comprobar el cierre del envase, recipiente o vehículo cuando sea necesario. Y también exige que el resultado quede recogido expresamente en los registros.

Por eso la importancia de la recepción. Al preparar la auditoría tendremos que localizar esa constancia de la comprobación, además del albarán que acredita la llegada.

También nos va a tocar comprobar el certificado del proveedor para respaldar la condición ecológica del suministro. Si es el cliente que nos encarga el almacenamiento quien dispone de esa documentación, conviene acordar con él cómo podremos consultarla y tenerla disponible cuando se solicite durante el control.

Lo que ocurre entre la entrada y la salida

Seguir el recorrido Nos llevará a conocer el trabajo del almacén y como se maneja con sus referencias. Puede trabajar con distintos códigos dependiendo de si es un artículo, o un palé y, además, tener una identificación de lote que viene del proveedor.

Para preparar el control necesitamos comprobar que esas referencias permiten llegar a la misma mercancía, aunque consultemos documentos diferentes.

Esto se ve mejor cuando elegimos una operación que tenga algo más de recorrido. Por ejemplo, un palé del que se hayan preparado varios pedidos o una expedición con dos lotes de la misma referencia. Al revisar las cantidades de cada lote podremos comprobar si la información permite reconstruir lo enviado y lo que permanece almacenado.

Si solo nos centramos en el total del artículo, tomado de forma aislada, deja esa parte sin explicar.

También podemos hacerlo al revés. Empezar por una salida y volver hacia atrás hasta la recepción. Es un ejercicio útil para hacerlo con alguien que no haya preparado los documentos, porque sus preguntas ayudan a encontrar relaciones que dábamos por evidentes. Si necesita recurrir a la memoria de quien estaba aquel día, ya tenemos un punto concreto que revisar.

Las cantidades tienen que poder explicarse

Al seguir el recorrido de los movimientos llegaremos al balance de materias, que forma parte del control.

Si la actividad del almacén se limita a recibir, almacenar y expedir mercancía, podemos revisar las existencias al inicio de un período y comprobar cómo han variado con las entradas, las salidas, las bajas y las devoluciones, hasta llegar a la cantidad que queda almacenada.

Supongamos que recibimos 1.000 unidades de un lote, expedimos 700 y al cierre quedan 280. Habrá que averiguar qué ocurrió con las otras 20. Si se retiraron por una rotura, necesitaremos encontrar el registro que vincula esa baja con la mercancía afectada. Quien revise el balance debe poder entender de dónde sale la diferencia y qué actuación la justifica.

Si el cliente mantiene su propio inventario, sería conveniente contrastar ambos registros. Antes de empezar acordaremos la fecha de corte, ya que una expedición contabilizada en momentos distintos puede generar una diferencia aparente.

También merece la pena revisar cómo se incorporan las devoluciones y los traslados internos, para evitar duplicidades o movimientos mal clasificados. Y es importante guardar el criterio utilizado para poder repetir el cálculo sin depender de quien lo preparó.

Revisar los registros también lleva al almacén

En algún momento de esa reconstrucción habrá que acercarse a las ubicaciones. Es la forma de comprobar cómo se identifica la mercancía que estamos siguiendo y cómo se mantiene esa identificación cuando pasa a preparación de pedidos o queda pendiente de una decisión por una incidencia.

Si se almacenan productos ecológicos junto con otros productos agrarios o alimenticios, la revisión debe alcanzar las medidas de separación y prevención de mezclas o intercambios.

Podemos seguir un cambio de ubicación o revisar qué sucede con un pedido parcialmente preparado. Así veremos cómo se aplica el procedimiento mientras la mercancía se mueve por las instalaciones.

En ese almacenamiento compartido hay que contar también con los registros de las operaciones de limpieza exigidas y con la evidencia de que se comprobó su eficacia antes de almacenar los productos ecológicos. Para preparar la documentación resulta útil relacionar esas actuaciones con las zonas y operaciones correspondientes.

Dejar resueltas las discrepancias y el acceso a las evidencias

Durante este seguimiento pueden aparecer diferencias que requieran comprobaciones adicionales.

En estos casos, hay que recoger qué se ha encontrado, a qué lote afecta y quién se ocupa de aclararlo, conservando la explicación de las correcciones.

Si modificamos una cantidad, ese historial ayudará después a entender qué dato se corrigió y por qué.

Cuando la discrepancia plantea una sospecha de incumplimiento de la normativa ecológica, el artículo 27 establece cómo actuar. Debe identificarse y separarse el producto, comprobar la sospecha y evitar su comercialización como ecológico o su uso en producción ecológica mientras no pueda descartarse. Si se confirma o no puede descartarse, hay que informar inmediatamente a la autoridad u organismo de control correspondiente y cooperar con él.

Antes de dar por terminada la preparación, Calidad y Operaciones deberían poder localizar las evidencias de lo revisado, incluidas las decisiones sobre mercancía afectada por incidencias. Un índice que relacione los documentos con cada lote puede facilitar el trabajo, especialmente cuando una parte de la información la aporta otra empresa.

Al preparar una auditoría, tu equipo necesitará contar con el operador logístico para recuperar registros, comprobar movimientos y aclarar las diferencias que puedan aparecer.

Al preparar una auditoría, tu equipo necesitará contar con el operador logístico para recuperar registros, comprobar movimientos y aclarar las diferencias que puedan aparecer. Si estás valorando con quién trabajar, en nuestro artículo sobre cómo elegir un operador logístico para alimentación seca repasamos qué conviene comprobar sobre trazabilidad, documentación y gestión de incidencias.

En Dársena21 contamos con certificación para el almacenamiento de productos ecológicos y trabajamos conforme a las exigencias de trazabilidad, identificación, separación y registro que hemos recorrido en este artículo. Cuando llegue el control, tu equipo de Calidad podrá contar con nosotros para disponer de la documentación de nuestra operativa y aclarar lo ocurrido con la mercancía durante su almacenamiento.

Si buscas un almacén certificado ECO, cuéntanos qué productos necesitas almacenar y cómo trabajáis.

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