Cambiar de operador logístico sin parar la operativa

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El lunes empiezas con el nuevo operador. El viernes todavía salen pedidos del almacén anterior. Entre ambos tienes mercancía viajando, devoluciones pendientes y clientes que esperan recibir su compra en la fecha prevista. Para ellos, el cambio debe ser transparente. Y para lograrlo tienes que preparar la transición antes de reservar los camiones. Hay que saber qué existencias se trasladan, quién atiende cada pedido y cuándo puede empezar a trabajar el nuevo almacén. Y, además, también prever posibles pausas internas y cubrirlas sin trasladar el retraso al cliente.
No es poca cosa.

Acordar la salida con quien todavía gestiona el almacén

El operador saliente sigue siendo una pieza del proyecto. Debéis acordar el calendario de retirada, los recursos para contar y cargar mercancía, los formatos de exportación de datos y el tratamiento de las incidencias pendientes. Pero eso no es todo.

Revisa el preaviso y los costes de salida pactados. Al traslado pueden sumarse recuentos, reetiquetado, horas adicionales o almacenamiento simultáneo. Si hay solapamientos (que habrá), van a necesitar presupuesto.

Designa un responsable del cambio en tu empresa y un interlocutor en cada operador. La idea es poder definir quién puede autorizar una expedición urgente, aceptar una diferencia de inventario o aplazar una fase. Durante la transición habrá decisiones que no pueden esperar.

Cuadrar el inventario y revisar las referencias

Antes del traslado, establece un inventario de partida validado por las partes, con fecha, hora y reglas para registrar los movimientos posteriores. Si el almacén sigue trabajando, cada entrada y salida debe poder reconstruirse.

La revisión debe distinguir mercancía disponible, reservada, bloqueada, dañada y pendiente de inspección. Cuando corresponda, incorpora lotes, caducidades y números de serie. Un total por referencia puede cuadrar y esconder un lote equivocado.

Revisa también el maestro de artículos, la ficha que identifica cada producto y sus condiciones de manejo. Comprueba códigos, unidades por caja, dimensiones, peso y requisitos de conservación. Si un sistema interpreta «1» como una unidad y otro como una caja de doce, el error viajará con el stock.

El material obsoleto necesita una decisión documentada sobre su destino. Retirarlo del catálogo comercial no permite borrar su existencia ni perder el registro de lo que se ha hecho con él.

Probar pedidos completos, incluidas las excepciones

La conexión entre tu sistema de gestión empresarial (ERP), la tienda y el sistema de gestión del almacén (SGA) debe probarse antes de enviar volumen real. Parece obvio pero a veces se pasan cosas tan sencillas como estas.

Utiliza pedidos representativos y sigue su recorrido hasta la confirmación de expedición y la actualización del inventario. Incluye cancelaciones, entregas parciales, falta de stock y devoluciones. Comprueba qué sucede si una conexión falla o se recibe dos veces el mismo mensaje.

La lista de preparación de Microsoft para poner sistemas en producción contempla pruebas de integración, aceptación y rendimiento con volúmenes representativos. Es documentación de software, sí. Pero su criterio resulta aplicable en estos casos.

Por cierto, quienes atienden al cliente también necesitan practicar el nuevo circuito y saber dónde consultar una incidencia.

Elegir cómo trasladar el stock sin dividir mal los pedidos

Una transición por fases permite limitar el volumen expuesto a un fallo. Sin embargo, repartir referencias entre dos almacenes puede complicar los pedidos que combinan productos de ambos.

Pensemos como ejemplo en una tienda de recambios. Traslada primero las juntas y deja los filtros en el almacén antiguo. Un pedido con ambos artículos obliga a dividir la entrega o reunirlos antes de expedir. El traslado avanza, pero el servicio se complica.

Las fases deben diseñarse considerando pedidos habituales, rotación, capacidad de recepción y transporte. Reserva existencias para cubrir la demanda prevista durante el movimiento, con un margen ajustado a la incertidumbre.

Un cambio concentrado puede encajar en operaciones pequeñas y bien probadas. La elección depende de la operativa. Mantener dos almacenes activos exige reglas de asignación que impidan preparar dos veces un pedido o prometer existencias todavía inaccesibles.

Fijar el momento en que cambia la responsabilidad

El punto de cambio, conocido como cutover (transición al nuevo sistema), debe quedar escrito con horarios, tareas, responsables y comprobaciones. Ensaya y acuerda los criterios para autorizar el arranque.

En logística, concreta qué pedidos termina el operador anterior y cuáles recibe el nuevo. Identifica los pendientes de preparación, los preparados sin expedir y los ya entregados al transportista. Una etiqueta impresa no demuestra que el paquete haya salido.

Asigna también las devoluciones de ventas anteriores y comunica las nuevas instrucciones a proveedores, transportistas y atención al cliente.

Define motivos para aplazar el cambio, como una integración crítica fallida o diferencias de inventario sin explicar. Prepara alternativas viables. Reactivar un sistema no devuelve los palés al almacén anterior. Según la fase, puede resultar más razonable detener la siguiente retirada, conservar stock de respaldo o limitar temporalmente ciertos pedidos.

Seguir la mercancía mientras está en tránsito

Durante el viaje, la mercancía debe figurar como stock en tránsito. Registra qué sale, en qué expedición, cuándo se recibe y qué diferencias aparecen.

La guía de etiqueta logística de GS1 utiliza el SSCC, un identificador único de cada unidad logística, para relacionar la mercancía física con su información. En un traslado “ideal” ambos operadores trabajan con este estándar y pueden conservar esa identificación facilitando el seguimiento de palés y bultos.

Para el resto de los casos, la recepción debe contrastarse siempre con el detalle de salida. Documenta faltantes, daños y lotes incorrectos antes de dar la mercancía por disponible. Cuenta además con el tiempo de descarga, comprobación y ubicación. Un palé en el muelle puede estar recibido y seguir sin estar listo para preparar pedidos.

Cerrar el cambio cuando el servicio sea estable

Reserva una fase de seguimiento reforzado, con revisión diaria de inventario, pedidos pendientes, expediciones e incidencias. Asigna responsable y plazo a cada problema, y comprueba que las correcciones funcionan.

Acuerda previamente las condiciones de cierre. Por ejemplo, inventario conciliado, pedidos sin duplicidades, integraciones estables, incidencias críticas resueltas y niveles de servicio cumplidos durante el periodo convenido. Para definir cómo medirlos, puedes consultar nuestra guía sobre SLA logístico con un operador 3PL.

Antes de retirar los recursos adicionales, el equipo habitual debe disponer de procedimientos, accesos y contactos para trabajar con autonomía. Si estás preparando un cambio de operador logístico, cuéntanos cómo funciona tu operativa. Podemos revisar contigo las necesidades de almacenaje, preparación y distribución que deberá cubrir la nueva etapa.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de operador logístico