El PPWR (reglamento de envases) en el almacén y las decisiones que cambian al preparar un pedido

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A veces nos quedamos sin las cajas con las que estábamos preparando un pedido. Siempre usamos esas cajas cuando nos llega esa referencia concreta pero ahora, sin ellas, toca improvisar. Cogemos unas cajas algo más grandes y metemos más papel a modo de protección.

Este tipo de situaciones pueden suceder cuando cambian los volúmenes o un proveedor retrasa una entrega. La sustitución es una opción, pero conviene saber quién la autoriza y qué hay que comprobar antes de utilizarla.

La protección del producto, el coste y la disponibilidad siguen contando. Con el nuevo reglamento europeo de envases también necesitamos revisar los requisitos aplicables y cómo se reparten las responsabilidades entre quienes eligen, compran y utilizan el embalaje.

El PPWR, siglas en inglés del Reglamento sobre envases y residuos de envases, empezó a aplicarse con carácter general el 12 de agosto de 2026. Su desarrollo es gradual, así que no todas sus exigencias son obligatorias desde esa fecha. La Comisión Europea explica este calendario de aplicación⁠ y sitúa varias medidas de reciclabilidad y contenido reciclado en 2030.

El embalaje que compramos y el que acaba saliendo

En muchas empresas, el equipo de marca define la presentación, compras selecciona proveedores y el operador logístico prepara los pedidos. Cada uno tiene una parte de la información y puede trabajar correctamente dentro de su ámbito sin conocer un cambio introducido por otro.

A veces se modifica una caja y la ficha de preparación sigue indicando la anterior. También puede llegar un material aparentemente equivalente, aunque tenga distintas prestaciones. Cuando coinciden varios formatos en el almacén, resulta fácil utilizar el que está más a mano si las instrucciones no están claras.

Por eso interesa acordar qué embalajes se emplean en cada operativa y cómo se aprueban las alternativas. Podemos empezar con las referencias de mayor volumen o aquellas que generan más sustituciones. Una relación de formatos y usos autorizados ayuda a que compras y preparación trabajen con la misma información.

Ya hablamos de esta relación entre soporte y operativa en nuestro artículo sobre palets de cartón o acero⁠, donde también mencionamos el Reglamento (UE) 2025/40. Allí analizábamos la elección del material y el circuito que debía recorrer. Ahora nos interesa seguir una decisión distinta, la que toma el almacén cuando recibe ese embalaje y lo utiliza.

Quién responde de cada parte

El Reglamento (UE) 2025/40⁠ diferencia las obligaciones de fabricantes, importadores, distribuidores y prestadores de servicios logísticos. La declaración UE de conformidad corresponde al fabricante. Los prestadores logísticos deben evitar que las condiciones de almacenamiento, manipulación, envasado y expedición comprometan la conformidad de los envases que gestionan.

Para organizar el trabajo conviene concretar quién solicita la información al proveedor, quién valida una nueva referencia y quién comunica el cambio al equipo que prepara los pedidos. La función que desempeñe cada empresa determinará sus obligaciones; el procedimiento compartido debe permitir que las decisiones lleguen a quienes tienen que aplicarlas.

El operador puede controlar que se utiliza el formato acordado y comunicar una desviación, mientras la marca o el responsable correspondiente resuelve si la alternativa es adecuada. Dejar ese reparto previsto evita que una urgencia de expedición termine decidiendo algo que requería otra comprobación.

Qué información necesitamos del proveedor

Una ficha comercial puede servir para pedir precio, pero a menudo falta información para decidir cómo utilizar el embalaje. Interesa identificar la referencia, sus características y las condiciones previstas de uso, además de disponer de la documentación de conformidad que corresponda.

La composición, las sustancias restringidas, la reciclabilidad o el contenido reciclado pueden requerir información adicional según el material y el requisito aplicable. Pedir la misma batería de documentos para todos los formatos puede generar trabajo innecesario. Conviene solicitar lo pertinente y saber quién debe revisarlo.

También debemos poder relacionar los documentos con el material recibido. Si un proveedor cambia una especificación, hay que comprobar a qué entregas afecta y actualizar las instrucciones cuando proceda. Guardar la nueva ficha sin comunicar el cambio deja al equipo preparando pedidos con información anterior.

Una referencia bien identificada y una versión vigente suelen resultar más útiles que una carpeta llena de documentos cuyo alcance nadie tiene claro.

Las sustituciones necesitan un procedimiento que se pueda usar

Volvamos a las cajas que se han terminado. Si esperamos a ese momento para preguntar quién puede aprobar otra, el pedido ya está acumulando retraso. Podemos dejar alternativas previamente evaluadas para los productos más habituales y un responsable al que consultar los casos que no encajan.

En la recepción interesa comprobar que llega el material solicitado y que se conserva su identificación.

Durante el almacenamiento hay que respetar las condiciones indicadas por el proveedor, especialmente cuando pueden afectar a sus prestaciones.

Después, en packing, el equipo necesita instrucciones comprensibles. Qué caja utilizar, qué protección requiere el producto y qué hacer cuando la configuración prevista no está disponible. El registro de una sustitución debería permitir revisar lo ocurrido sin exigir anotaciones repetidas que nadie tendrá tiempo de mantener.

Estas son recomendaciones para organizar la operativa. Su alcance debe adaptarse al riesgo, al volumen y a las responsabilidades de cada participante.

El espacio vacío también entra en la preparación

Una caja más grande permite resolver muchas combinaciones de pedidos, pero suele necesitar más relleno. Reducir formatos simplifica el aprovisionamiento; multiplicarlos puede ajustar mejor cada envío. Entre ambas opciones hay decisiones que conviene probar con pedidos reales.

El artículo 24 del PPWR establece un máximo del 50 % de espacio vacío para determinados envases colectivos, de transporte y de comercio electrónico.

Su aplicación está prevista para 2030 o una fecha posterior vinculada a los actos de ejecución. No es una obligación general exigible hoy.

Ese horizonte permite revisar con tiempo las configuraciones que utilizamos. Podemos comprobar cuánto material de protección necesitan y cómo responde el producto durante el transporte. Una reducción de dimensiones que aumente las roturas tendrá consecuencias en devoluciones, reposiciones y nuevas expediciones.

Empezar por una revisión manejable

Para una primera revisión elegiríamos una operativa concreta y seguiríamos el embalaje desde su compra hasta la salida del pedido. Eso permite comprobar si la referencia está bien identificada, si la información necesaria se puede localizar y si el equipo conoce las alternativas disponibles.

Desde Dársena21 podemos revisar contigo cómo se conectan estas decisiones con el almacenaje, el packing y la expedición⁠. Si estás cambiando proveedores o formatos, podemos valorar cómo introducirlos en la operativa y qué coordinación hace falta con tu equipo.

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