Logística de proyectos fotovoltaicos

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Un cambio de fecha en una instalación fotovoltaica puede encontrarse con parte del suministro ya comprado, recibido en almacén o incluso preparado para salir. En ese momento hay que revisar qué pedidos quedan afectados y qué margen existe para reprogramarlos. No ofrece las mismas opciones un material que sigue pendiente de preparación que una mercancía que ya viaja hacia la obra.

La situación se complica cuando se gestionan varias instalaciones al mismo tiempo y algunas utilizan las mismas referencias. Un retraso puede dejar temporalmente inmovilizado material que otra obra necesita antes. También puede ocurrir dentro de un mismo proyecto, si cambia el orden de los trabajos y una entrega prevista para más adelante tiene que adelantarse.

Por eso, la logística de proyectos fotovoltaicos necesita mantener actualizada la relación entre el material, la obra a la que está asignado y la fecha en la que se espera utilizarlo. Si compras trabaja con una previsión, el almacén con otra y la instalación ha cambiado su calendario, el problema suele aparecer cuando alguien intenta preparar el siguiente envío.

Reservas de material para varias obras

Pensemos en una empresa que tiene 500 módulos de una misma referencia almacenados en una única instalación logística. Físicamente hay 500 unidades, pero eso no significa que las 500 estén disponibles para cualquier pedido.

En el sistema, 200 están reservadas para una obra en Madrid, 180 para otra en Toledo y las 120 restantes para un proyecto en Guadalajara. La suma coincide con las existencias del almacén, pero todo el material tiene ya un destino previsto.

Ahora Madrid comunica que su instalación se retrasa varias semanas. Al mismo tiempo, Toledo pregunta si puede recibir 40 módulos adicionales porque ha adelantado una fase de montaje.

Es posible que esas 40 unidades salgan del material reservado para Madrid, pero antes hay que comprobar varias cosas. El retraso de una obra no convierte automáticamente su reserva en stock libre. Hay que saber si el material pertenece al cliente o al proveedor, qué compromiso existe con Madrid, si las unidades son técnicamente intercambiables y cuándo podrían reponerse antes de que vuelvan a hacer falta.

Si el cambio se autoriza, tampoco basta con preparar 40 módulos y enviarlos a Toledo. La asignación tiene que modificarse en el sistema. Madrid pasaría a tener temporalmente 160 unidades reservadas y Toledo 220, mientras queda pendiente la reposición de las 40 unidades transferidas o se establece la solución que corresponda.

Esta diferencia entre existencia física y disponibilidad real resulta especialmente importante cuando varias obras comparten referencias. Esta coordinación forma parte también de una buena logística de aprovisionamiento, especialmente cuando el mismo stock debe responder a necesidades y fechas diferentes.

El inventario es importante

Consultar el inventario nos dice cuántas unidades hay en el almacén. Para decidir si pueden utilizarse en otro proyecto necesitamos conocer también cuántas están comprometidas y bajo qué condiciones podría modificarse esa asignación.

De lo contrario, una operación que parece resolver una urgencia en Toledo puede trasladar el problema unas semanas hacia delante, cuando Madrid reactive sus trabajos y espere recibir las unidades que seguían figurando en su planificación.

Las reservas del sistema de gestión permiten mantener este control sin necesidad de separar físicamente todo el material de cada proyecto. Dos obras pueden compartir una misma zona de almacenamiento siempre que quede claro qué cantidad corresponde a cada una y cualquier cambio de asignación se registre cuando se produce.

Cómo actualizar una reserva tras un cambio de fecha

Cuando una obra comunica un retraso conviene revisar qué parte del suministro queda afectada. Puede que todo el material reservado siga siendo necesario o que el nuevo calendario permita liberar temporalmente una cantidad determinada.

También puede haber cambios en el propio proyecto. Una fase se reduce, determinadas unidades dejan de ser necesarias o una entrega prevista se divide en varias expediciones. En cualquiera de estos casos, la reserva debería reflejar la situación que realmente existe y no la planificación anterior.

La modificación debe quedar registrada junto con su autorización. Así se evita que quien prepare un pedido unos días después encuentre como disponibles unas unidades que continúan comprometidas o, en el caso contrario, mantenga bloqueado material que ya puede utilizarse en otra operación.

Cada herramienta gestiona estos cambios de una manera. Algunos sistemas permiten modificar directamente una reserva o un pedido y otros obligan a sustituirlo o generar un nuevo movimiento. Lo importante es conservar la relación con el proyecto y poder consultar qué se cambió, cuándo y por qué.

Si la obra todavía no dispone de una fecha fiable, también conviene reflejarlo. Introducir una fecha provisional como si estuviera confirmada puede activar preparaciones, contratación de transporte u otras tareas antes de que exista una necesidad real.

Entregas según las fases de instalación

La fecha de una expedición importa, pero también importa qué viaja en ella.

Una obra puede recibir todos los módulos previstos y no estar en condiciones de continuar si falta alguno de los componentes necesarios para la fase que va a ejecutar. Por eso, antes de preparar una salida hay que contrastar el material previsto con el trabajo que realizará el equipo de instalación.

Según el proyecto, puede resultar más práctico organizar las entregas por zonas, bloques o etapas de montaje. Si cambia la secuencia de los trabajos, esa distribución tendrá que revisarse.

Gripple recoge un ejemplo de este enfoque en grandes plantas solares para sus componentes de gestión de cableado. En su caso describe suministros organizados por bloques, bultos identificados y cantidades ajustadas a partir de la información facilitada por el instalador. Es una forma concreta de vincular la preparación logística con el avance previsto de la obra.

La comprobación debe incluir también las condiciones de recepción. Una instalación que hace tres semanas tenía espacio disponible puede haber cambiado la zona de descarga o estar trabajando ahora en otro frente. La cita, el acceso de los vehículos, los medios para descargar y el espacio para dejar el material deben confirmarse antes de la salida.

Qué hacer con un pedido preparado o en tránsito

Cuando llega un aviso de reprogramación, una de las primeras cosas que interesa conocer es dónde se encuentra el material.

Si sigue almacenado y todavía no se ha preparado, normalmente habrá más margen para cambiar fechas o revisar reservas. Si la expedición está preparada, habrá que decidir si se bloquea la salida y qué parte del trabajo realizado necesita modificarse.

Con la mercancía cargada o en carretera, el margen se reduce. En el caso de los módulos fotovoltaicos, la manipulación durante la carga, descarga y transporte también requiere especial cuidado. NREL recoge recomendaciones específicas sobre embalaje, disposición y manipulación de los módulos durante estas operaciones, ya que una preparación o manejo inadecuados pueden acabar dañando el material.

Un cambio de destino requiere coordinarse con el transportista y confirmar que el nuevo punto de entrega puede recibir la mercancía. Antes de dar instrucciones hay que comprobar accesos, medios de descarga, disponibilidad de espacio y autorización para aceptar ese suministro.

¿Qué comprobar?

Un mensaje que se limite a indicar que “la obra se retrasa” deja demasiado trabajo por interpretar. Conviene identificar el proyecto, los pedidos afectados, su estado y quién confirmará las nuevas entregas, aunque todavía no exista una fecha definitiva.

Almacenamiento y costes durante el retraso

Mantener el material más tiempo del previsto también afecta a la operativa del almacén.

Habrá que revisar el espacio que ocupará, las condiciones de conservación que requiera y cuánto tiempo se estima que permanecerá almacenado. Además, según el contrato y las operaciones necesarias, pueden generarse costes de estancia, manipulaciones adicionales, esperas o cambios en el transporte.

No siempre será posible fijar desde el primer momento cuánto durará el retraso. En ese caso resulta más útil acordar una fecha de revisión que trabajar indefinidamente con una previsión que nadie puede confirmar.

También conviene establecer cuánto tiempo necesitará el almacén para preparar de nuevo la mercancía cuando la obra dé luz verde. Un suministro que lleva varias semanas almacenado puede necesitar movimientos internos, comprobaciones o una nueva preparación antes de salir.

En Dársena21 ofrecemos almacenaje y distribución de material fotovoltaico. La planificación del servicio tiene en cuenta el volumen previsto, las fechas de suministro y la forma en que cada instalación necesita recibir el material.

La misma información para compras, almacén y obra

Después de modificar el calendario, los equipos implicados deberían poder consultar qué se ha entregado, qué sigue pendiente, cuánto material permanece reservado y qué expediciones tienen autorización para salir.

También interesa saber qué decisiones continúan abiertas.

Volvamos al ejemplo de Madrid y Toledo. Si se aprueba que Toledo utilice 40 módulos que estaban asignados a Madrid, habrá que actualizar las reservas de ambos proyectos y dejar resuelta la reposición de esas unidades antes de que Madrid vuelva a necesitarlas. Después se podrá modificar la preparación de Toledo y, si cambia la fecha o el volumen del envío, trasladar las nuevas instrucciones al transporte y al equipo encargado de recibirlo.

Puede parecer una modificación pequeña dentro de un proyecto que maneja cientos o miles de unidades, pero afecta a varias operaciones y a dos obras diferentes.

Registrar los cambios permite que compras, almacén, transporte y responsables de instalación trabajen sobre las mismas cantidades y fechas. Quien consulte el pedido más adelante podrá entender qué material sigue comprometido, qué se ha reasignado y qué queda pendiente de decisión sin tener que reconstruir la historia entre correos, llamadas y hojas de cálculo.

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