Qué acordar con tu servicio de ADT cuando la mercancía llega con documentos pendientes

Estimated reading time: 8 minutos

En las operaciones de importación es bastante habitual que la mercancía llegue antes de que toda la documentación esté completamente resuelta. Puede faltar una corrección en la factura, un certificado que el proveedor todavía no ha enviado o algún dato que el representante aduanero necesita comprobar antes de continuar.

A partir de ahí empiezan las dudas sobre cuándo podrá salir la mercancía. Compras necesita una fecha, el almacén quiere saber qué puede hacer mientras tanto y el representante aduanero sigue pendiente de la documentación. Si este tipo de situaciones no se ha previsto al contratar el servicio de ADT, es fácil que la coordinación dependa demasiado de quién consiga localizar a quién en cada momento.

Por eso merece la pena acordar de antemano cómo se van a gestionar los documentos pendientes, quién tiene que reclamarlos, quién decide si lo recibido permite avanzar y cómo se comunica el estado real de la operación mientras la mercancía permanece en depósito temporal.

La revisión documental debería empezar antes de que llegue la mercancía

Cuanto antes se detecte que falta un documento, más margen habrá para resolverlo.

El importador tendrá que aportar la información comercial y del producto, el representante aduanero comprobará qué documentación y qué controles requiere la operación y el almacén necesitará disponer de los datos necesarios para recibir e identificar correctamente la mercancía.

En esa revisión suelen aparecer la factura comercial, la lista de contenido y el documento de transporte, aunque la documentación necesaria dependerá del producto, el origen, la operación y los controles que puedan resultar aplicables.

Trabajar siempre con una lista cerrada y reutilizarla para cualquier envío puede dejar fuera precisamente el documento que después acaba bloqueando la operación.

Si ya sabemos que falta algo, conviene concretarlo. No basta con anotar que existe “documentación pendiente”. Interesa saber qué documento es, quién debe conseguirlo, cuándo se espera recibirlo y qué parte de la operación no puede continuar hasta entonces.

No tiene el mismo efecto esperar una factura corregida que estar pendiente de un certificado relacionado con un control específico. La mercancía puede haber entrado físicamente en el almacén y, aun así, seguir sujeta a las exigencias documentales de la presentación en aduana y del depósito temporal.

Quién hace qué cuando aparece un pendiente

En estas operaciones participan varias empresas y varias personas, y una buena parte de los problemas aparece cuando se da por hecho que alguien se encargará de una tarea sin haber concretado quién.

El importador puede ser quien tenga la relación con el proveedor y, por tanto, quien esté en mejor posición para reclamar una factura corregida o aclarar información sobre el producto. El representante aduanero necesitará revisar si la documentación recibida cumple con lo necesario para continuar con los trámites que tiene encomendados. El almacén, por su parte, debe conocer el estado operativo de la mercancía, registrar las incidencias que detecte y saber cuándo puede ejecutar las actuaciones que correspondan.

Además del reparto de tareas, resulta práctico tener un interlocutor claro por cada parte y saber quién lo sustituye si no está disponible. Parece un detalle menor hasta que una operación se queda parada porque la única persona que podía responder está de vacaciones.

Todo esto sirve para ordenar la operativa, aunque no altera las obligaciones legales que correspondan a cada interviniente. El titular de la autorización del ADT mantiene las responsabilidades asociadas a la vigilancia aduanera y al almacenamiento.

No todos los plazos que importan son el plazo aduanero

Cuando una mercancía está pendiente de documentación hay al menos dos calendarios que conviene vigilar.

Por una parte, está el plazo legal del depósito temporal. El Código Aduanero de la Unión establece que las mercancías deben incluirse en un régimen aduanero o reexportarse antes de que transcurran 90 días desde su presentación en aduana. Si se trasladan entre ADT manteniéndose en depósito temporal, ese cómputo no empieza de nuevo.

Pero el día a día de la operación suele depender de otros plazos bastante más cortos.

¿Cuándo enviará el proveedor la factura corregida, cuándo podrá revisarla el representante aduanero, qué fecha necesita Compras para reorganizar el pedido o cuándo habrá que volver a contactar si nadie ha respondido?

Esperar hasta acercarse al vencimiento aduanero para empezar a preocuparse sería llegar demasiado tarde.

En el servicio debería quedar claro quién controla los distintos vencimientos, cuándo se generan avisos y qué ocurre si una gestión que debía resolverse en dos días sigue abierta una semana después. También ayuda acordar cómo se actualiza al cliente mientras no haya novedades. Decir simplemente que “seguimos pendientes” sirve de poco si nadie sabe qué gestión se ha hecho, a quién se está esperando o cuál será el siguiente paso.

Tener los documentos en una carpeta común ayuda, pero hay que saber cuál vale

Otro problema bastante frecuente aparece cuando empiezan a circular distintas versiones del mismo documento.

El proveedor envía una factura, después llega una corrección y, unas horas más tarde, alguien reenvía la primera versión porque no sabía que ya existía otra. Si los archivos van pasando de correo en correo, no es difícil que una persona termine trabajando con un documento que ya había quedado sustituido.

No hace falta montar una infraestructura especialmente compleja para evitarlo. Una carpeta compartida o un expediente común pueden funcionar perfectamente si todos trabajan con la misma referencia de envío y resulta sencillo identificar cuál es la versión vigente.

También interesa separar el hecho de haber recibido un archivo de la resolución real de la incidencia.

Imaginemos que el proveedor envía la nueva factura solicitada y el representante aduanero comprueba que la descripción de la mercancía sigue siendo insuficiente. El documento ha llegado, pero el problema continúa abierto. La petición tendrá que volver a quien pueda corregirla y el resto debería saber que todavía no se puede dar el asunto por cerrado.

Mientras tanto, el almacén necesita conocer aquello que pueda afectar a su planificación, sobre todo si existen posibles inspecciones, cambios en la previsión de salida o actuaciones que dependan de la situación aduanera de la mercancía.

Y si hay un cliente final esperando el pedido, conviene decidir también quién le informa. Que Compras dé una fecha, Logística otra y Atención al Cliente una tercera añade un problema de comunicación a una operación que ya venía retrasada por la documentación.

Mientras esperamos, tampoco podemos hacer cualquier cosa con la mercancía

Cuando una mercancía va a permanecer varios días en el ADT es lógico plantearse si se puede aprovechar ese tiempo para adelantar determinadas tareas.

Antes de hacerlo hay que comprobar qué actuaciones son compatibles con la situación aduanera de la mercancía.

El artículo 147.2 del Reglamento (UE) n.º 952/2013, por el que se establece el Código Aduanero de la Unión, limita las manipulaciones a aquellas destinadas a conservar la mercancía inalterada, sin modificar su presentación ni sus características técnicas. Por eso no debería darse por supuesto que durante la espera pueden realizarse operaciones como reetiquetados, montaje de kits o preparación de pedidos comerciales. El examen de la mercancía y la toma de muestras están sujetos al permiso previsto en el artículo 134.2.

Lo más práctico es que cualquier actuación de este tipo pase primero por una revisión. Si se detecta, por ejemplo, un embalaje deteriorado, habrá que comunicar qué ha ocurrido y valorar la intervención concreta que procede. Dos actuaciones que desde fuera pueden parecer similares no tienen por qué recibir el mismo tratamiento.

La salida empieza cuando la documentación permite continuar, no cuando llega el último correo

Recibir el documento que faltaba tampoco significa necesariamente que la mercancía pueda salir de inmediato.

Ese documento tendrá que revisarse y el representante aduanero deberá comprobar si permite continuar con la operación. Cuando corresponda el despacho, el levante será el que permita disponer de la mercancía para los fines del régimen autorizado.

Existen además situaciones en las que Aduanas puede aceptar una declaración simplificada con determinados datos o documentos pendientes, aunque es una posibilidad que debe analizarse para cada operación y no una fórmula que pueda ofrecerse de manera automática cada vez que falta documentación.

De cara a la retirada, el almacén debería saber exactamente qué confirmación va a recibir y quién dará la instrucción para poner la mercancía a disposición del transporte. También es preferible tener identificados desde el principio los costes incluidos en el servicio y aquellas actuaciones extraordinarias que requieren autorización, porque las esperas, manipulaciones adicionales o incidencias de transporte pueden acabar generando gastos que nadie esperaba.

Si estás valorando contratar un servicio de almacenamiento en ADT, cuanta más información se pueda compartir antes de la llegada de la mercancía, mejor se podrá organizar la operación.

Saber qué tipo de producto viene, qué documentación está disponible y qué pendientes existen permite concretar el trabajo del almacén y coordinarlo con los demás servicios logísticos que puedan intervenir. ¿Hablamos?

FAQ