Las integraciones entre ERP y SGA tienen más miga de lo que parece. Deben comunicarse con los pedidos, cuando hay diferencias de stock o cuando se modifica una expedición o falta un dato (y esto ocurre más veces de las que nos gustaría).
Hay obstáculos tecnológicos que podemos minimizar teniendo una buena organización de los datos maestros, los estados del inventario y teniendo muy claras las reglas operativas y la manera en la que debemos enfrentarnos a las incidencias.
Qué debe resolver una integración ERP y SGA
El ERP concentra normalmente la información comercial, administrativa y financiera de la empresa, mientras que el SGA controla la operativa física del almacén, desde las recepciones y las ubicaciones hasta la preparación, la expedición y las devoluciones.
Estos dos tienen que comunicarse de manera óptima. Ambos sistemas tienen que intercambiar información sobre artículos, entradas, pedidos, reservas, inventario, expediciones, devoluciones, regularizaciones e incidencias. Y los dos tienen que interpretar esos datos de la misma manera.
La propia documentación de Microsoft sobre la integración de sistemas externos con un SGA agrupa este intercambio en tres niveles: datos maestros, documentos operativos y datos de progreso, como las recepciones, las expediciones y el inventario disponible.
Si te planteas integrarlos, te convendría dejar resueltas cuatro cuestiones básicas.
- ¿Qué información necesita cada sistema?
- ¿Qué aplicación es la fuente de referencia para cada dato?
- ¿Qué reglas operativas se aplicarán?
- ¿Qué ocurrirá cuando una transacción falle?
Resumen de errores y controles preventivos
1. Trabajar con maestros de artículos diferentes
Uno de los errores más normales aparece cuando el ERP envía una referencia que todavía no existe en el SGA. Ya bien sea porque ambos sistemas utilizan códigos distintos o que el artículo aún sigue pendiente de validación.
El pedido puede transmitirse correctamente y, aun así, quedar bloqueado en el almacén.
La sincronización del maestro debe incluir los datos necesarios para operar con cada producto. Además de la referencia y la descripción, puede ser necesario compartir el EAN o GTIN, las unidades por caja, las cajas por palé, el peso, las dimensiones, los lotes, las series, las caducidades, las condiciones de manipulación y los tipos de embalaje.
Un artículo no debería entrar en el circuito de pedidos hasta que su alta esté confirmada en ambos sistemas. También debería estar claro cómo se gestionarán las modificaciones, los bloqueos y las bajas posteriores.
2. No acordar qué significa el stock
El ERP puede mostrar existencias mientras el SGA rechaza un pedido por falta de unidades disponibles. Los dos sistemas pueden estar reflejando información correcta, aunque con criterios distintos.
¿Por qué pasa eso? Porque el ERP puede trabajar con stock comercial o contable y el SGA, en cambio, puede diferenciar entre mercancía recibida, pendiente de control, disponible, reservada, bloqueada, dañada o en devolución.
Antes del arranque hay que decidir qué significa exactamente stock disponible y qué estados devolverá el SGA al ERP.
También te va a venir muy bien acordar cómo se comunicarán las reservas, cuándo se actualizarán las recepciones, cómo se tratarán las regularizaciones y en qué momento una devolución vuelve a estar disponible.
Mientras no exista una definición común, las diferencias pueden seguir apareciendo, aunque la conexión técnica funcione.
3. No prever la reconciliación
Dos sistemas conectados no permanecen necesariamente sincronizados.
Una comunicación puede fallar. Sin un proceso de reconciliación, la diferencia suele descubrirse cuando ya afecta a un pedido.
La reconciliación debe comparar periódicamente los inventarios y movimientos relevantes del ERP y del SGA.
Para ello define previamente qué vas a comparar, con qué frecuencia, qué tolerancias se admiten, quién investiga cada diferencia y cómo se registra la corrección.
Los registros, la monitorización y las alertas deben formar parte de la integración desde el principio.
4. Dar por buenos los campos más sencillos
Una integración puede bloquearse por un dato tan básico como la provincia del destinatario.
Una abreviatura no reconocida, un código postal incorrecto, un país sin normalizar, una dirección demasiado larga o un servicio de transporte inexistente pueden impedir que el pedido avance.
Siempre que sea posible, estos datos deberían validarse antes de enviar el pedido al SGA. También conviene que los mensajes de error expliquen qué ha ocurrido.
“Transacción rechazada” obliga a investigar. “Código de provincia no admitido” permite localizar el problema y corregirlo.
5. Desarrollar sin cerrar las reglas operativas
La integración depende de decisiones que no puede tomar el equipo técnico por su cuenta.
Antes de empezar define claramente algunas cuestiones del día a día. Por ejemplo, si vas a aceptar pedidos sin stock, si se permitirán preparaciones parciales, cuándo se reservará la mercancía, hasta qué momento podrá modificarse un pedido y qué ocurrirá con una cancelación tardía.
También deben acordarse las sustituciones de producto, los kits, los pedidos pendientes, las devoluciones y la mercancía bloqueada.
Estas situaciones tienen que documentarse como escenarios completos. Hay que explicar qué ocurre después en el almacén, cómo se actualiza el inventario y qué confirmación recibe el ERP.
6. Olvidar datos necesarios en fases posteriores
Te puede ocurrir que un pedido entre correctamente en el SGA y se quede bloqueado más adelante porque falta información.
El peso, las dimensiones o el tipo de embalaje pueden no ser necesarios al recibir el pedido, pero sí al elegir la caja, calcular el transporte, generar una etiqueta o preparar la documentación de expedición.
Conviene revisar el recorrido completo de cada dato.
Un campo que parece secundario durante el análisis puede condicionar varias tareas posteriores.
7. Dejar el reporting para el final
Si el ERP no recibe información fiable sobre inventario, expediciones, devoluciones e incidencias, no sirve puesto que deja de reflejar la situación real de la operación.
El reporting debe formar parte del alcance inicial. Conviene definir qué información se necesita sobre stock físico y disponible, pedidos aceptados y rechazados, preparaciones pendientes, expediciones confirmadas, diferencias de inventario, devoluciones e incidencias abiertas.
También debe acordarse qué sistema será la referencia para cada indicador.
8. No asignar responsables a las incidencias
Una integración también falla cuando el error no llega a una persona.
Antes de la puesta en marcha hay que definir qué se considera una incidencia, dónde se registra, qué prioridad recibe y quién analiza el problema. También debe quedar claro quién corrige el dato, quién puede reprocesar la transacción y cuándo hay que informar al cliente o escalar el caso.
Una matriz de responsabilidades sencilla suele ser suficiente.
Qué debería comprobarse antes del arranque
Comprueba antes de empezar que los artículos están creados y validados, que los pesos, las medidas y los embalajes están completos y que los códigos de país, provincia y transporte utilizan formatos comunes.
También deberían haberse probado las recepciones completas y parciales, los pedidos sin stock, las cancelaciones, las modificaciones, las devoluciones y las regularizaciones.
La parte de control debe incluir la reconciliación, la detección de mensajes duplicados, el reprocesamiento de errores y el envío de alertas a la persona adecuada.
Por último, cada incidencia debe tener un responsable, una prioridad y un plazo de resolución.
Cómo probar la integración
La prueba no termina cuando el mensaje llega al SGA. Hay que comprobar qué ocurre después en la operativa física y qué información vuelve al ERP.
El plan debería incluir altas y modificaciones de artículos, recepciones, pedidos normales y urgentes, falta de stock, cancelaciones, preparaciones parciales, expediciones, devoluciones, regularizaciones, datos incorrectos, fallos de comunicación y mensajes duplicados.
Un arranque escalonado, con referencias, clientes y volúmenes controlados, permite corregir incidencias antes de ampliar el alcance.
Una integración que sirva para operar
Una integración ERP y SGA funciona cuando la empresa y el operador comparten definiciones, reglas, controles y responsabilidades.
El maestro de artículos tiene que estar validado. El stock debe representar lo mismo en ambos sistemas. Los pedidos deben seguir reglas documentadas y cada incidencia necesita un responsable reconocible.
Dársena21 integra su operativa de almacenaje y distribución con sistemas ERP y plataformas de comercio electrónico, incorporando trazabilidad, control de existencias e información operativa.
Al valorar a un operador logístico conviene conocer la tecnología que utiliza, pero también cómo prepara los datos, prueba los escenarios, reconcilia el inventario y gestiona los errores cuando la operación ya está en marcha.
Preguntas frecuentes
Normalmente se intercambian maestros de artículos, recepciones, pedidos, reservas, inventario, preparaciones, expediciones, devoluciones, regularizaciones e incidencias. El alcance depende de la operativa y de las responsabilidades asignadas a cada sistema
Depende del modelo de trabajo, pero la definición debe ser única. En una operación externalizada, el SGA suele reflejar el estado físico de la mercancía, mientras que el ERP mantiene la disponibilidad comercial y administrativa.
Pueden deberse a mensajes fallidos o duplicados, modificaciones manuales, recepciones pendientes, devoluciones sin validar o estados de inventario interpretados de forma diferente.
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